В закупочных процедурах существуют определенные ограничения на общение между потенциальными сторонами сделки. Это связано c необходимостью соблюдения антимонопольного законодательства. Общаться стороны могут в определенном формате — о нем и расскажем в сегодняшней статье.

Общественное обсуждение на этапе планирования

Закупки стоимостью свыше 1 млрд рублей необходимо обсуждать публично. Это должны делать все государственные и некоторые корпоративные заказчики. Правительство утвердило определенный порядок общественного обсуждения и закрепило его постановлением от 22.08.2016 № 835.

В ЕИС существует специальный раздел «Обязательное общественное обсуждение закупок». Любой участник может зарегистрироваться в системе и поучаствовать в этом обсуждении.

Обсуждение происходит в несколько этапов. Первый из них состоится при планировании — в течение как минимум 20 дней после публикации заказчиком плана закупок. Участники знакомятся с планом и оставляют свои комментарии по поводу указанных в нем закупок. Реакция от ответственного лица заказчика должна поступить в течение 2 дней.

Когда первый этап общественного обсуждения завершился, в течение следующих 10 дней проводятся очные публичные слушания . Принять участие в них может любой желающий. В итоге должно быть принято решение о том, следует ли что-то изменить в закупке, оставь все как есть или же вовсе ее отменить.

Консультации с поставщиками

В соответствии с пунктом 6 части 4 статьи 38 закона 44-ФЗ, заказчик при планировании закупок может устроить консультации с поставщиками. Это необходимо для того, чтобы проанализировать рыночные предложения. В рамках таких консультаций участники также могут задать свои вопросы или делать предложения, однако заказчик по закону не обязан на них реагировать. Тем не менее такие консультации могут быть неплохим механизмом взаимодействия между сторонами, поэтому в интересах заказчика активно ими пользоваться.

Что касается 223-ФЗ, то в нем не прописаны механизмы таких консультаций, но это не значит, что они не могут проводиться. Более того, по словам специалистов по закупкам, корпоративные заказчики охотно налаживают контакты с поставщиками и пользуются их помощью, готовя свои закупки. Они понимают, что конкуренция в их интересах, поэтому обычно стараются ответить на все вопросы потенциальных участников торгов.

Общественное обсуждение на этапе подачи заявок

Когда извещение и документация опубликованы, начинается второй этап общественного обсуждения закупки. Он проходит внутри системы, участие в нем могут принять все зарегистрированные пользователи. Как и на первом этапе, ответственному лицу заказчика дается 2 дня на подготовку ответа. За 8 дней до окончания срока подачи заявок общественное обсуждение завершается.

На этом этапе могут быть выявлены нарушения, которые потребуют от заказчика изменить параметры закупки или вовсе ее отменить. Например, в прошлом году из 253 обсужденных закупок нарушения были выявлены в 152, а 2 закупки были отменены.

Запрос разъяснений

Закон 44-ФЗ жестко регламентирует общение между сторонами во время подачи заявок, поскольку это может создать для конкретного участника преимущественные условия. Все возникающие вопросы в рамках закупки можно задать через запрос пояснений. Однако относится это лишь к аукциону или открытому конкурсу, да и количество таких запросов ограничено тремя.

Шаблон запроса пояснения можно взять в ЕИС. Кроме того, форму запроса заказчики иногда включают в документацию. Обратите внимание, что на официально поданные запросы заказчик ответить обязан, в противном случае можно жаловаться в ФАС. А вот если участник решит обратиться к заказчику в частном порядке (позвонит или напишет электронное письмо), то тот реагировать не обязан. К тому же его пояснения и обещания не будут иметь никакой силы, ведь они даны неофициально.

Осмотр объекта исполнения работ

Когда речь идет, например, о строительных работах, зачастую поставщики хотят предварительно осмотреть объект. Минэкономразвития в своем письме от 25.07.2016 № Д28и-1869 указывало: дабы не создавать участник преимущества, отпускать на объект его не следует. Тем не менее иногда без такого осмотра невозможно определить реальные условия выполнения работ, что может привести к их удорожанию.

Поэтому участнику рекомендуется подать запрос разъяснений и выяснить, в какие дни он может посетить объект для осмотра. Если заказчик разрешит визит и укажет его вовремя, об этом узнают все заинтересованные участники. Таким образом, равные условия для всех будут сохранены. Также в запросе на разъяснение следует выяснить максимально подробно все обстоятельства, которые могут увеличить срок исполнения работ или привести к их удорожанию.

Конкурентные переговоры по 223-ФЗ

В рамках корпоративного заказа можно провести конкурентные переговоры. Процедура подразумевает прямое общение заказчика со всеми поставщиками вместе или по отдельности. При этом обсуждаются все условия договора: цена, форма оплаты, возможность привлечения субподрядчиков и так далее.

Безусловно, такой способ закупки нельзя назвать прозрачным — общаясь с будущим исполнителем с глазу на глаз, заказчик может вступить с ним сговор. Для последнего в такой процедуре также есть свои минусы: в процессе обсуждения он вынужден будет раскрыть коммерческую информацию. Преимуществом конкурентных переговоров является то, что закупку можно осуществить достаточно быстро.

Когда поставщик определен

После того как выявлен победитель процедуры, между ним и заказчиком возможны любые прямые контакты. Однако и тут есть свои тонкости, особенно в рамках строгого и к заказчикам, и к поставщикам 44-ФЗ. Чтобы обезопасить себя от возможных неприятностей, следует правильно вести общение.

Специалисты рекомендуют вести переписку и отражать в ней все действия по исполнению контракта, а также возникающие сложности или выявленные нарушения. Например, если заказчик неправомерно, по мнению исполнителя, не принимает результаты работы или задерживает оплату, следует составить официальное письмо и изложить свои претензии. Если в дальнейшем возникнет спор и дело дойдет до суда, то переписка может быть привлечена к разбирательству. Под перепиской в данном контексте понимается обращение в бумажном виде, поданное заказным письмом, а также обращение, поданное с личного или корпоративного электронного ящика.

А как насчет записи переговоров? Например, если записать телефонный разговор с заказчиком, сможет ли эта запись быть приобщена к делу в случае судебного разбирательства? Да, однако она должна быть гласной, иначе это будет вторжение в частные дела контрагента. Поэтому прежде чем начать запись разговора, нужно объявить об этом второй стороне.