Как понять, что специалист по закупкам в сговоре с поставщиком

О нарушениях и коррупционных схемах в государственном и корпоративном заказе сказано немало. Однако те же самые злоупотребления существуют и в частных тендерах. С той лишь разницей, что в первом случае «распиливаются» бюджет и средства госкорпораций, а во втором — деньги коммерческих компаний. Какие признаки помогут определить, что закупщики сговорились с поставщиками?

Признаки, видимые изнутри: что может заметить руководитель

Зачастую крупные компании имеют репутацию недоступных для «чужих» поставщиков. Для руководства частной компании, как и любой другой, это должно стать очень плохим знаком. Непрозрачные тендеры отталкивают потенциальных контрагентов, чем резко снижают уровень конкуренции. А значит, контракты будут уходить «своим» исполнителям. Компания же при этом будет переплачивать, и не факт, что за наиболее качественный товар или услугу.

Понятно, что невозможно отслеживать действия каждого сотрудника, особенно если их много. Но есть факторы, которые свидетельствуют о высокой доле риска того, что ваши закупщики действуют не столько в интересах компании, сколько в собственных.

Отсутствие централизованного отдела

Хорошо, если в компании есть независимый отдел закупок с собственным руководителем либо подчиняющийся руководству организации. Его отсутствие — плохой признак. Он означает, что закупки «размазаны» по разным отделам. В этом случае представитель каждого подразделения, в интересах которого осуществляется закупка, становится «сам себе закупщиком». Он, по сути, никому не подчиняется, а это открывает бескрайний простор для злоупотреблений.

Тем не менее это довольно распространенная ситуация в нашей стране. Руководители зачастую думают, что специалисты конкретного отдела лучше понимают его нужды, и поэтому смогут обеспечить более эффективные закупки. Однако практика показывает, что это не так. Бывает, что в каждом подразделении крупной компании, например, в логистике или IT, существует своя служба закупок. Но и это не гарантирует отсутствие нарушений. Ведь неслучайно, согласно статистике, наиболее высоким коррупционным риском отличаются закупки в строительстве, IT, маркетинге и логистике.

Слабый отдел закупок

Бывает, что отдел закупок существует, но его функции сводятся к документальному оформлению и операционной работе. При этом вся закупочная стратегия, как и подбор потенциальных исполнители, остается за теми же самыми заинтересованными лицами, которые инициируют закупки.

Еще один подозрительный фактор — низкая заработная плата закупщиков. Это может свидетельствовать о том, что она является не единственным источником их дохода. Учитывая специфику деятельности, можно предположить, что они вступают в сговор с поставщиками. Подобный случай был выявлен в одной крупной организации в результате проведения эксперимента. Сотрудники службы закупки получали среднюю зарплату. Однако после того как руководство объявило о том, что она будет сокращена на 30%, никто из них не изъявил желания уволиться.

Анализ тендеров

Прежде всего должно насторожить то, что в тендерах побеждают одни и те же компании. Это говорит о том, что независимому поставщику добраться до заказчика практически невозможно. Ему создаются всяческие препоны: проверки, требования отчетности, прохождение предквалификации и так далее. Пройти такие барьеры смогут лишь те поставщики, которые найдут лазейки и выйдут на заинтересованных лиц.

Подозрительным фактором должно стать и то, что среди закупок высок порог внеплановых — более 20%. Это может свидетельствовать о том, что заинтересованные в закупках лица влияют на менеджмент, заставляя срочно закупаться у выгодных для себя поставщиков. Имеются в виду манипуляции из серии «нужно срочно закупить товар у этого поставщика, иначе работа подразделения встанет». Статистика говорит о том, что при таких закупках контракты заключаются по цене на 20-30% выше рыночной. Что характерно, если дело доходит до проверки, то инициаторы оперативных закупок, как правило, не могут ничем оправдать их высокие цены и сжаты сроки.

Особое внимание стоит уделить закупкам таких объектов, фактическую поставку которых сложно отследить кому-либо, кроме самих закупщиков, например, транспортных услуг. Здесь действует простая схема: закупщик договаривается с поставщиком о заключении соглашения на определенный объем услуг, по факту же их оказывается меньше. Получается, что компания заплатила за неоказанные услуги, за что закупщик получил от поставщика «откат».

Кроме того, настороженность должно вызвать дробление закупок. Например, если вместо того чтобы закупить товар на весь год, ежемесячно закупается небольшое его количество. Здесь можно обнаружить массу самых разнообразных нарушений, которые чаще всего сводятся к тому, что из торгов «выдавливаются» неугодные поставщики. А дробятся лоты с целью непривлечения внимания — при небольших суммах контракта гораздо проще не заметить злоупотреблений.

Отдельная тема для анализа — работа с однодневками. Порой они создаются специально под тендер. И если какие-то результаты торгов вызывают подозрения, стоит проанализировать, что представляет собой поставщик. Вполне может статься, что большую часть своего торгового оборота он осуществляет именно с вашей организацией.

Вот еще некоторые обстоятельства, которые могут свидетельствовать о злоупотреблениях в закупках компании:

• невозможность отследить всю историю тендера вследствие утраты документов;
• отсутствие детализации в счетах, например, счет на «ремонт техники» (невозможно определить, какая сумма была потрачена на услуги по ремонту, а какая — на запчасти);
• отсутствие в компании четких правил проведения тендеров;
• практика, при которой контроль исполнения договора осуществляется исключительно лицом, проводившим закупку.

О тендерном комитете

Во многих компаниях существует тендерный комитет — орган, который должен организовать и контролировать тендеры. Но может ли ТК заменить полноценную и эффективно работающую службу закупки? Скорее всего, нет. Деятельность такого комитета чаще всего носит формальный характер — например, он контролирует, чтобы закупка осуществлялось в рамках бюджета. Ведь в ТК, как правило, входят представители руководства компании, которые не всегда хорошо разбираются в конкретных предметах и процедуре закупки. Поэтому они, по сути, исходят из предложений, которые делаются все тем же заинтересованным в закупках лицом.

Что делать?

Безусловно, наличие указанных выше факторов еще не означает, что закупщики пренебрегают интересами компании в угоду собственным. Однако это повод обратить на них еще более пристальное внимание. Руководителю можно посоветовать провести аудит закупочной деятельности с привлечением сторонних экспертов. Они помогут выявить болевые точки в организации тендеров и дадут рекомендации по их устранению.

Если вы поставщик: как понять, что в закупках компании «все схвачено»

В определении того, насколько честно проходят тендеры крупных компаний, заинтересованы и потенциальные поставщики. Как оценить, стоит ли тратить свое время на подготовку документации или попытать счастья в другом месте?

Первое, что необходимо сделать — это проанализировать уже реализованные тендеры. Если раз за разом заказы получают одни и те же лица, то есть повод задуматься. При таком консервативном подходе закупщиков новому поставщику придется довольно сложно.

Также следует ознакомиться с сайтом компании, в особенности с разделом для поставщиков. Чем больше в нем подробной информации о тендерах, тем лучше. Как минимум должна быть указана информации о текущих торгах, данные специалистов отдела закупок для связи. Хорошо, если указана информация службы внутреннего контроля, куда можно сообщить о нарушениях. В идеале здесь же должны быть представлены критерии, по которым отбираются поставщики, а также ответы на их вопросы. Отсутствие большинства из указанных данных говорит о том, что закупка проводится для отвода глаз, а заказ уйдет к «своему» поставщику.

Стоит обратить пристальное внимание на тендерную документацию. Тут может быть использован любимый прием, применяемый заказчиками в государственных закупках — запутывание ТЗ и подгонка требований под конкретного поставщика. Задание в таком случае часто описывает не столько требования заказчика, то есть его проблемы, которые нужно решить, сколько уже готовые их решения. Это может свидетельствовать о том, что такое ТЗ написано не заказчиком, а поставщиком.

Показательными могут быть также длительные сроки утверждения соглашений и необходимость множества согласований. Чем больше документов требует компания и чем дольше утверждает контракт, тем больше шансов не дойти до конца. Такие условия отпугивают поставщиков, и это говорит о том, что закупщики компании не заинтересованы в проведении честных конкурентных торгов.