Электронная подпись остается обязательным инструментом для поставщиков, участвующих в государственных и коммерческих закупках. В 2025 году действуют обновленные требования к получению и использованию квалифицированных электронных подписей, которые напрямую влияют на возможность участия в тендерах. Поставщикам важно учитывать изменения в законодательстве, касающиеся получения сертификатов, работы с машиночитаемыми доверенностями и новых технических стандартов.

Когда поставщику необходима электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись требуется поставщикам на всех этапах участия в электронных закупках. Без нее невозможно зарегистрироваться в Единой информационной системе, пройти аккредитацию на электронных торговых площадках и подать заявку на участие в тендере.

Обязательные процедуры с использованием ЭП

Поставщики применяют электронную подпись для следующих операций:
1. Регистрация в ЕИС и получение статуса участника закупок.
2. Аккредитация на электронных торговых площадках согласно их требованиям.
3. Подписание заявок на участие в конкурентных процедурах.
4. Подача ценовых предложений в ходе электронных аукционов.
5. Подписание государственных и муниципальных контрактов.
6. Электронное актирование выполненных работ через ЕИС.

Исключения из общего правила

Отдельные категории закупок по-прежнему допускают участие без электронной подписи:
• закрытые закупки с государственной тайной в бумажной форме;
• закупки у единственного поставщика с подписанием бумажного контракта;
• закупки по 223-ФЗ, проводимые в бумажной форме;
• коммерческие торги на площадках, не требующих обязательного применения ЭП.

Ключевые изменения в работе с ЭП в 2025 году

Законодательство об электронных подписях в 2025 году характеризуется несколькими важными нововведениями, которые поставщики должны учитывать в своей работе.

Обязательное использование машиночитаемых доверенностей

С 1 сентября 2024 года применение машиночитаемых доверенностей стало обязательным для представителей организаций и индивидуальных предпринимателей. Сотрудники компаний больше не могут использовать электронные подписи юридических лиц без соответствующей МЧД. Это означает, что работники должны получить квалифицированную электронную подпись физического лица и оформить машиночитаемую доверенность для представления интересов работодателя.

Новые технические стандарты визуализации

С 18 августа 2025 года действует обновленный ГОСТ Р 7.0.97–2025, который изменил правила отображения отметок об электронной подписи. Стандарт предусматривает обязательное отображение метки доверенного времени и уточняет, что штамп электронной подписи служит лишь для визуализации и не имеет самостоятельной юридической силы.

Расширение возможностей удаленного получения

В 2025 году стало проще получать квалифицированные электронные подписи благодаря интеграции с Единой биометрической системой. Теперь можно выпустить КЭП удаленно через ЕБС, не посещая офис удостоверяющего центра, что особенно актуально для поставщиков, работающих в отдаленных регионах.

Где и как получить электронную подпись в 2025 году

Получение квалифицированной электронной подписи для поставщиков имеет свои особенности в зависимости от статуса получателя.

Для руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей

Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели могут получить сертификаты УКЭП только в удостоверяющих центрах Федеральной налоговой службы или у ее доверенных лиц. Коммерческие удостоверяющие центры с 1 сентября 2023 года лишились права выдавать такие сертификаты руководителям и ИП.

Генеральный директор ООО “Строительная компания” планирует участвовать в госзакупках. Он должен обратиться в территориальное отделение ФНС или к доверенному лицу налоговой службы (например, в Контур) с документами, удостоверяющими личность, СНИЛС, ИНН и токеном для записи ключей. Получение сертификата в коммерческом УЦ без связи с ФНС будет недействительным для подписания государственных контрактов.

Для сотрудников организаций

Работники компаний должны получать квалифицированную электронную подпись физического лица в коммерческих удостоверяющих центрах и обязательно оформлять машиночитаемую доверенность. Без МЧД такая подпись не будет признаваться при совершении юридически значимых действий от имени работодателя.

Необходимые документы и требования к токену

Для получения электронной подписи потребуется предоставить:
1. Документ, удостоверяющий личность заявителя.
2. СНИЛС физического лица.
3. ИНН физического лица или организации.
4. Токен, соответствующий требованиям ФНС для записи закрытого ключа.
Важно приобретать токен именно с сертификацией для работы с подписями ФНС, поскольку к таким носителям предъявляются особые требования безопасности.

Особенности работы с МЧД для поставщиков

Машиночитаемая доверенность стала неотъемлемой частью работы сотрудников поставщиков с электронными подписями.

Принципы работы МЧД

МЧД представляет собой электронный документ, который содержит информацию о доверителе, уполномоченном лице и делегированных полномочиях. Доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Применение в закупочных процедурах

При подписании документов в рамках закупочных процедур сотрудник использует свою квалифицированную электронную подпись физического лица в сочетании с машиночитаемой доверенностью. Это обеспечивает юридическую значимость подписанных документов и подтверждает полномочия представителя.

Специалист по закупкам ООО “Поставщик” Петров И.В. участвует в электронном аукционе. Он подписывает заявку своей КЭП физлица, выданной коммерческим УЦ, и прикладывает к документам МЧД, подписанную генеральным директором компании его КЭП ФНС. В доверенности указаны полномочия Петрова на представление интересов компании в закупочных процедурах, подписание заявок и заключение контрактов до 5 млн рублей.

Технические требования и совместимость

Поставщики должны учитывать технические аспекты использования электронных подписей на различных торговых площадках.

Требования электронных торговых площадок

Государственные торговые площадки в рамках 44-ФЗ принимают стандартные квалифицированные электронные подписи без дополнительных расширений. Для участия в закупках по 223-ФЗ и коммерческых торгах на различных площадках может потребоваться обогащение сертификата специальными OID-расширениями.

Срок действия и продление сертификатов

В 2025 году удостоверяющие центры получили право выдавать сертификаты УКЭП со сроком действия до 12 лет. Однако это не касается закрытого ключа, который по-прежнему выпускается на срок до 15 месяцев. Продление электронной подписи ФНС возможно удаленно через личный кабинет налогоплательщика при условии отсутствия изменений в выписке ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Риски и меры безопасности

Использование электронных подписей требует соблюдения строгих мер безопасности для предотвращения компрометации.

Защита от несанкционированного использования

Закрытый ключ электронной подписи нельзя копировать или передавать третьим лицам. Это защищает от его компрометации и предотвращает возможность нанесения ущерба владельцу подписи. Нарушение этого требования квалифицируется как компрометация ключа согласно 63-ФЗ.

Ответственность за нарушения

Передача электронной подписи другим лицам влечет за собой серьезные правовые последствия. Злоумышленники могут совершить любые действия от имени компании или директора, включая заключение невыгодных контрактов или причинение ущерба имуществу.

Практические рекомендации для поставщиков

Эффективная работа с электронными подписями требует системного подхода и планирования.

Планирование получения и обновления ЭП

Поставщикам рекомендуется заблаговременно планировать получение или продление электронных подписей, учитывая сроки действия сертификатов и график участия в закупках. Особое внимание следует уделить координации действий между руководителем и сотрудниками при оформлении машиночитаемых доверенностей.

Выбор удостоверяющего центра

При выборе удостоверяющего центра важно учитывать не только стоимость услуг, но и уровень технической поддержки, совместимость с используемыми торговыми площадками и возможность получения консультаций по применению ЭП в закупочных процедурах. Контур.Закупки помогает поставщикам разобраться с требованиями различных площадок и оптимально настроить работу с электронными подписями для эффективного участия в торгах.

Документооборот и архивирование

Поставщики должны обеспечить надежное хранение электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, и поддерживать актуальность машиночитаемых доверенностей. Рекомендуется ведение реестра действующих доверенностей и контроль сроков их действия.