Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это обязательный элемент для всех, кто участвует в электронных торгах. С 2024 года сотрудник компании или ИП не может подписывать документы от имени организации без правильно оформленной МЧД с квалифицированной электронной подписью. В 2025 году эти правила уже прочно вошли в практику. В этой статье мы подробно разберём, какие форматы доверенностей сейчас актуальны, как оформить МЧД для участия в государственных и коммерческих закупках и как сервисы Контур помогут сделать этот процесс максимально простым и быстрым.

Что такое МЧД и кому она необходима

МЧД — это электронная версия обычной бумажной доверенности, оформленная в формате XML и подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Основная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или другое доверенное лицо имеет право действовать и подписывать электронные документы от имени компании или ИП.

МЧД значительно упрощает проверку полномочий: больше не нужно возить бумажные документы с собой. Доверенность формируется один раз и регистрируется в специальном распределённом реестре ФНС, где её может проверить любая заинтересованная сторона.

Важно: МЧД необходима только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Физическим лицам для передачи полномочий необходима письменная или нотариально заверенная доверенность в зависимости от требований закона или правил торгов.

Актуальные форматы МЧД

На сегодняшний день существует несколько форматов МЧД, и важно не запутаться в их назначении.

• Формат 003 (EMCHD): это единый универсальный формат, который разработало Минцифры и рекомендовало для всех видов электронного документооборота. Он подходит для обмена документами с контрагентами и электронными торговыми площадками. Выпустить МЧД в этом формате можно на портале ФНС.
• Формат 5.03: этот формат используется для сдачи налоговой отчётности. Он заменил старые форматы 5.01 и 5.02 с 10 января 2025 года. МЧД в формате 5.03 можно выпустить через специальные сервисы, например, в Контур.Доверенности или Контур.Экстерне.

Для торгов и электронного обмена с торговыми площадками или с контрагентами используется единый универсальный формат 003 (EMCHD). Этот формат подходит для большинства электронных торговых площадок и позволяет удобно обмениваться документами с партнёрами.

Что содержит МЧД

В состав МЧД входят следующие основные блоки данных:

1. Информация о самой доверенности: название, номер, срок действия, адрес системы хранения МЧД, параметры отзыва и передоверия.
2. Реквизиты доверителя (выдавшего доверенность):
   • для юридического лица: наименование, ИНН, ОГРН, КПП, адрес в РФ, ФИО и СНИЛС руководителя, а также документ, подтверждающий его полномочия;
   • для ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
3. Реквизиты представителя (получателя полномочий): ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН  и СНИЛС.
4. Список полномочий: конкретные действия, которые доверенное лицо имеет право совершать (например, подписывать документы, представлять организацию в контролирующих органах); выбираются из утверждённого классификатора или указываются вручную.

Как выпустить МЧД для торгов

Требования к МЧД зависят от вида торгов и конкретной электронной площадки (ЭТП). Разберём основные сценарии.

Процесс оформления в ЕИС кажется сложным? Чтобы избежать ошибок и не пропустить важный тендер, доверьте эту задачу профессионалам. Мы поможет подготовить и оформить МЧД для торгов в сжатые сроки. Просто оставьте заявку!

Государственные закупки (44-ФЗ и 223-ФЗ)

Для участия в государственных закупках МЧД формируется в Единой информационной системе (ЕИС). Далее ЕИС интегрируется с ЭТП и автоматически передаёт информацию о доверенности на торговые площадки.

Коммерческие торги и закупки по 223-ФЗ (кроме МСП)

Для коммерческих тендеров и закупок по 223-ФЗ (кроме закупок у МСП) требования устанавливает конкретная ЭТП. Чаще всего используется единый формат МЧД 003, который можно создать на портале ФНС или через коммерческие сервисы.

Вы можете создать такую доверенность на портале ФНС или в сервисе Контур.Доверенности. Сервис позволяет не только сформировать МЧД, но и хранить всю информацию о выданных доверенностях в едином реестре, а также быстро отзывать их при необходимости.

Имущественные торги

Для участия в торгах по реализации государственного и муниципального имущества МЧД формируется в ГИС «Торги». Процесс похож на оформление в ЕИС, но происходит в другой информационной системе.

Как оформить МЧД в ЕИС: пошаговая инструкция

Чтобы выпустить МЧД в ЕИС, необходимо назначить права. Если руководитель не желает самостоятельно выдавать доверенности, он должен сформировать МЧД с правом передоверия на сотрудника – назначить администратора. Администратор не может передавать права, которыми сам не обладает. При отзыве доверенности администратора все выданные им МЧД прекращают своё действие.

Рассмотрим процесс формирования доверенности на участие в закупках по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Электронная доверенность по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ выпускается аналогичным образом с небольшими отличиями в формах выпуска.

Шаг № 1: выберите сотрудника для наделения полномочиями

Зайдите в личный кабинет ЕИС и откройте раздел «Администрирование» — «Пользователи организации». Из предложенного списка выберите сотрудника.

Шаг № 2: выберите необходимые полномочия

В контекстном меню сотрудника нажмите на иконку «Регистрационные данные пользователя» и перейдите в раздел «Права доступа». Здесь выберите одно или несколько прав, которые хотите передать сотруднику.

МЧД можно выпустить на совершение как одного, так и нескольких действий. Не все полномочия требуют доверенности. Права доступа, для которых требуется МЧД, выделены в списке иконкой. Если у сотрудника появятся новые полномочия, в ЕИС необходимо будет выпустить новую доверенность.

Шаг № 3: сформируйте доверенность

Если среди выбранных прав есть хотя бы одно, для которого требуется доверенность, ЕИС автоматически предложит сформировать МЧД.

Система автоматически создаст проект доверенности и заполнит большую часть полей. Реквизиты организации будут автоматически добавлены из данных, указанных при регистрации компании, руководителя и уполномоченных лиц. Самостоятельно заполнить потребуется только 3 поля: срок действия доверенности, дату её выдачи и паспортные данные представителя.

Шаг № 4: подпишите МЧД усиленной КЭП

После заполнения данных система перенаправит вас на форму подписания доверенности. Для получения МЧД согласитесь с подписанием и размещением информации в реестре ЕИС, поставив отметку и нажав «Подписать». Если доверенностей несколько, подпишите каждую отдельно, затем нажмите «Разместить». Появится уведомление: «Доверенность № ___ создана успешно».

Нужна МЧД для участия в торгах? Наши специалисты подготовят документ всего за 1 день! Оставьте заявку!

Пример использования доверенности

ЕИС интегрируется с ЭТП и передаёт все необходимые сведения об МЧД на торговые площадки. Рассмотрим использование доверенности на примере заключения госконтракта сотрудником организации-поставщика:

1. Заказчик создаёт проект контракта и направляет его победителю торгов без подписи.
2. Сотрудник организации-поставщика подписывает проект контракта в личном кабинете торговой площадки. При этом информация о созданной в ЕИС электронной доверенности передаётся автоматически на федеральную торговую площадку. В ином случае сотруднику потребуется указать эту информацию самостоятельно — всё зависит от функционала конкретной ЭТП.
3. После того как поставщик подпишет контракт, все сведения будут переданы в ЕИС.
4. В системе заказчик сможет увидеть доверенность, проверить её содержимое и подписать контракт.
5. Победитель торгов увидит подписи сторон и информацию об МЧД в своём личном кабинете на торговой площадке.

Таким образом, машиночитаемая доверенность обеспечивает автоматизированный и прозрачный обмен полномочиями и подписями между участниками закупок, упрощая процесс цифрового документооборота и повышая юридическую безопасность сделок.

Когда приходит время подписывать контракт, важно быть уверенным в своей МЧД. Благодаря интеграции ЕИС и ЭТП, данные о вашей доверенности передаются автоматически. А если хотите видеть все документы в одном месте и обмениваться ими с площадками без лишних сложностей, используйте модуль ЭДО с ЭТП от Диадока.

Как сервисы Контура помогут с МЧД

Сдача отчётности, ЭДО с контрагентами и участие в торгах — для каждой задачи нужна своя МЧД. Справиться с этим многообразием помогут сервисы СКБ Контура.

• Контур.Доверенность — это сервис для управления всеми МЧД вашей организации. Он позволяет формировать, подписывать и регистрировать доверенности в разных системах, а также отзывать их. Все выпущенные МЧД хранятся в едином пространстве.
• Контур.Экстерн — сервис для сдачи отчётности. В нём вы можете выпустить МЧД в формате 5.03 для взаимодействия с контролирующими органами, а также удобно отправлять все необходимые документы.
• Контур.Диадок — система для электронного документооборота с контрагентами. Если вы обмениваетесь документами через Диадок, вы можете оформить МЧД для подписи документов прямо в сервисе.
• ЭДО с ЭТП — этот сервис позволяет получать оригиналы закрывающих документов в электронном виде напрямую от электронных торговых площадок. Документы, переданные через сервис, обладают юридической силой: их можно использовать в суде как доказательства или предоставлять в ФНС.

МЧД — это не просто ещё один обязательный документ, а мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов. Переход на форматы 003 и 5.03 повышает прозрачность полномочий, снижает риски и делает документооборот более контролируемым. Чтобы избежать сбоев в работе и быть готовыми к новым требованиям, важно заранее настроить процесс выдачи и управления МЧД.