С сентября 2023 года действуют новые правила работы с электронной подписью. Теперь сотрудникам, чтобы действовать от имени компании, необходимо оформлять электронные подписи для физических лиц и машиночитаемые доверенности. Эти изменения также затронули сферу закупок.

Что такое машиночитаемая доверенность

Понятие и особенности МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный документ в формате XML, который подобно бумажной доверенности закрепляет за представителями право подписывать документы с помощью электронной подписи (ЭП) от имени организации или ИП.

Работа с МЧД регулируется:

• Федеральными законами от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ и от 4 августа 2023 года № 457-ФЗ
• подзаконными актами (например, приказами Минцифры)

МЧД создаётся в специализированных информационных системах (ИС) и подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) генерального директора или ИП. К примеру, оператор ЭДО может выпустить МЧД для электронного документооборота между организациями.

Срок действия МЧД определяет тот, кто её формирует, — руководитель или ИП. В законодательстве не установлены ограничения максимального срока действия МЧД.
При формировании МЧД указывают права, закрепляемые за сотрудником. Например, бухгалтеру или менеджеру по ЭДО может быть доверено подписание актов, сотруднику отдела по закупкам — участие в закупках, юристу — взаимодействие с государственными органами. Каждой передаваемой функции должен быть присвоен соответствующий код по классификатору полномочий. Если в классификаторе отсутствует какой-либо тип полномочий, создать МЧД с такими правами невозможно. Обновлением классификатора занимается Минцифры (приказ от 18 августа 2021 года № 856).

Можно передать несколько полномочий — у различных специалистов может быть разный набор «ролей». Также в соответствии со ст. 17.2 и 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ можно включить полномочие на передоверие. К примеру, МЧД оформляется на руководителя, а затем он доверяет сотруднику своего отдела право подписи.

Обязательная информация в составе МЧД

В соответствии с приказом Минцифры от 18 августа 2021 года № 857 МЧД должны содержать следующую информацию:

• уникальный номер и наименование документа
• сведения о доверителе
• сведения о представителе
• список передаваемых полномочий
• возможность передоверия
• данные об информационной системе
• данные об усиленной квалифицированной электронной подписи, которой подписана доверенность
• дату оформления и срок действия

Основные форматы МЧД

Форматы МЧД — это официальные требования к составу и структуре файлов электронных доверенностей, которые устанавливаются регулирующим органом или конкретным оператором ИС. На данный момент единого стандарта не существует: неизвестно, будут ли все государственные органы использовать универсальную форму МЧД или различные ИС будут использовать собственные форматы — законодательство не накладывает на них ограничений.

На сегодняшний день существуют две основные формы доверенности:

• 002 — базовый формат, разработанный ФНС, используется для электронного документооборота (ЭДО) в B2B-сегменте, а также на торговой площадке ТЭК-Торг. Его также называют B2B-форматом
• 003 — новый формат, разработанный Минцифры, который уже используется несколькими ведомствами и может применяться для ЭДО в сегменте B2B. Он является прототипом единого формата, поэтому также известен как EMCHD. Планируется, что его поддержит нотариат, что позволит работать и с нотариально заверенными МЧД

Оба формата позволяют передоверять доверенность, отзывать МЧД, получать нотариальное заверение и выпускать от нескольких доверителей или для нескольких представителей.

Какие новые правила применяются к сотрудникам

С 1 сентября 2023 года, если сотрудники действуют от имени компании или индивидуального предпринимателя, они должны использовать свою электронную подпись физического лица и включать в пакет подписываемых документов МЧД, подтверждающую их полномочия. Генеральный директор и ИП подписывают документы с использованием собственных КЭП — им МЧД не требуются.

В переходный период до 31 августа 2024 года можно продолжать использовать электронные подписи сотрудников юрлица, если срок действия сертификата ещё не истёк. Однако оформлять подобные сертификаты уже нельзя.

ЭП для физлица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Для сотрудников бюджетных организаций подписи оформляются в УЦ Федерального казначейства. Руководители организаций и ИП должны дополнительно выпускать МЧД, чтобы их сотрудники могли работать с документами и подписывать их с помощью своей ЭП.

Порядок работы с МЧД в закупках

МЧД в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ у МСП

Для участия в закупках по Федеральным законам от 05.04.2013 № 44-ФЗ и от 18.07.2011 от 223-ФЗ на 8 федеральных торговых площадках необходимо обязательно оформить МЧД — это делает руководитель в ЕИС. Отзыв доверенности доступен в этом же кабинете. Информация о МЧД передаётся на ЭТП автоматически.

Если у вас не получилось продлить сертификаты сотрудников юрлица, отправьте сотрудников на получение ЭП для физических лиц и оформите МЧД через аккредитованный УЦ. На первых этапах перехода на схему работы с МЧД ЭТП не будут проверять их статус и соответствие полномочий: в данный момент требования формальны и состоят в наличии электронной доверенности. Формулировки полномочий можно взять из существующих доверенностей.

Для удобства разместили планируемую схему перехода на работу с МЧД в таблице:

МЧД при проведении коммерческих закупок и тендеров по 223-ФЗ без МСП

В таких закупках сотрудники и представители организаций вправе подавать заявки, устанавливать цены, подписывать договоры и производить другие юридически значимые действия, если на них оформлена МЧД формата 002. Полномочия сотрудников определяет генеральный директор компании. Хранятся такие доверенности в едином Реестре ФНС.

Торги в рамках банкротства

Для проведения торгов в рамках банкротства изменения практически не вносятся. Сотрудники всё ещё должны предоставлять бумажные копии доверенностей при подаче заявки, а с сентября 2023 года дополнительно прикладывать МЧД.