Как провести электронное актирование в ЕИС

Участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг (ТРУ) непосредственно в Единой информационной системе (ЕИС). Для поставщика это означает единый маршрут: сформировать документ, подписать его электронной подписью (ЭП), отправить заказчику и при необходимости оперативно скорректировать данные. Ниже разобрано, как устроена эта процедура, где у поставщика возникают риски и чем различаются способы исправления документов.

Суть электронной приемки: варианты решений заказчика и схема документооборота

Электронное актирование строится вокруг решения заказчика по итогам исполнения контракта. От того, какое решение он примет, зависит дальнейший сценарий работы поставщика: остаться на стадии оплаты, подготовить корректировочный документ или полностью пересдать результат.

Варианты приемки по 44-ФЗ

По итогам закупки заказчик по 44-ФЗ может принять ТРУ полностью, принять их частично либо отказаться от приемки. Приемка регламентируется статьей 94 44-ФЗ, и, как правило, ей посвящен отдельный раздел в самом контракте. Подписанный заказчиком документ о приемке означает, что он принимает поставленный товар, выполненную работу или оказанную услугу, после чего исполнение контракта переходит на стадию оплаты (п. 8 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Если же заказчик отказывается подписать документ, ТРУ считаются непринятыми, а обязательства поставщика – неисполненными.

Схема документооборота между заказчиком и поставщиком

Электронная приемка любых ТРУ в ЕИС проходит по единой схеме. Сначала поставщик отгружает товары или передает результаты работ и услуг, после чего формирует в ЕИС документ о приемке, подписывает его ЭП и отправляет заказчику. Заказчик проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта. При полной или частичной приемке он подписывает ЭП и размещает в ЕИС документ о приемке. При отказе формирует, подписывает ЭП и размещает мотивированный отказ от подписания документа с указанием причин.

Дальнейшие действия поставщика зависят от решения заказчика. При частичной приемке после подписания документа заказчиком необходимо создать корректировочный документ с новыми данными и снова направить его на подпись. При отказе можно устранить то, что не устроило заказчика, заново поставить товар или сдать работы и услуги, подготовить новый документ о приемке и отправить его через ЕИС.

Как поставщику сформировать электронный документ о приемке

Работа в ЕИС начинается с настройки прав доступа и только потом переходит к непосредственному формированию актов. Ошибки на любом из этапов – от выбора контракта до заполнения реквизитов – могут привести к отклонению документа, поэтому последовательность действий важна не меньше, чем содержание самих сведений.

Какие документы можно сформировать

В ЕИС доступны три формата закрывающих документов:

• документ о приемке;
• документ о приемке вместе со счетом-фактурой;
• универсальный передаточный документ (УПД) – если заказчик из Москвы или Московской области по контракту требует подписывать документы на Портале поставщиков.

Шаг 1. Выдать права доступа уполномоченному сотруднику

Чтобы закрывающие документы мог сформировать конкретный сотрудник, ему необходимо выдать права доступа. Сделать это можно двумя способами: через Госуслуги в учетной записи руководителя компании или непосредственно в ЕИС по пути «Администрирование» – «Пользователи организации» – «Регистрационные данные».

Шаг 2. Выбрать нужный контракт

Контракт, по которому создается акт, выбирают в личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов». Доступ к этому разделу открывает заказчик. Если контракт закрывается поэтапно, акты формируются по каждому из этапов. Готовый акт приемки можно также добавить прямо с компьютера, выбрав пункт «Загрузить документ из файла».

Шаг 3. Сформировать закрывающие документы по контракту

На этом шаге последовательно заполняется несколько разделов, и у каждого есть свои особенности.

Общая информация. Часть данных переносится автоматически, остальные поля заполняются вручную. В поле «Порядковый номер документа» указывают либо этап контракта, либо номер, присвоенный во внутреннем документообороте компании; здесь же прикладывают документы, предусмотренные контрактом и являющиеся его частью, – акты, техпаспорта, гарантийное письмо. В поле «Информация о платежно-расчетном документе» вносят номер счета на оплату и сумму платежа. Поставщику на УСН, которому счет-фактура не требуется, нужно включить формирование счета-фактуры в документ о приемке, передвинув соответствующий указатель. Затем прикрепляют закрывающие документы, подготовленные ранее в других программах или на бумаге, и нажимают «Сохранить и проверить на нарушения»: если что-то не заполнено или есть нарушения, система предупредит об этом.

Контрагенты. Раздел обычно состоит из трех вкладок: «Заказчик», «Поставщик» и «Перевозчик». В первых двух отражены название организации, ИНН и КПП, реквизиты свидетельства о регистрации. Практически все эти данные система заполняет автоматически, и редактировать их нельзя. Вручную можно исправить адреса и банковские реквизиты обеих сторон, а также ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика. При этом в разделе «Заказчик» необходимо учитывать особенности заполнения реквизитов казначейских счетов, которые отличаются от привычных банковских реквизитов юрлиц, и отразить факт отличия юридического адреса заказчика от места поставки: при ошибке акт могут отклонить. В этом же разделе в пункте «Место поставки товаров (выполнения работы, оказания услуг)» указывают адрес, предусмотренный контрактом. Если товар отправляет или получает сторонняя организация либо задействован перевозчик, сведения о них поставщик вносит самостоятельно на соответствующих вкладках.

Товары, работы, услуги. Здесь указывают сведения о ТРУ, которые предстоит принять заказчику. Часть полей заполняется автоматически, часть – вручную.

Для лекарств действуют другие правила распределения полей.

При отражении информации о продукции или услугах необходимо учитывать особенности системы налогообложения поставщика: не каждая из них предполагает уплату НДС. При выполнении строительных работ указывают наименование объекта и выполненные работы, а смету рекомендуется перенести в документ; если она объемная, раздел можно дополнить отдельным файлом по форме КС-2.

Факт передачи товаров, работ, услуг. Раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Вручную или через календарь указывают дату передачи в диапазоне от даты заключения контракта до текущей даты, а также даты начала и окончания периода поставки. Здесь же можно отразить имя и должность сотрудника, который передаст товар, данные транспортной накладной и данные документа об отгрузке.

Подписанты. В разделе указывают имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама показывает список сотрудников, имеющих на это право, и достаточно выбрать одного или нескольких из них. Если нужного человека в выпадающем списке нет, его необходимо добавить, предварительно выдав права доступа (шаг 1).

Дополнительные документы. В этот блок помещают платежные документы, документы о стране происхождения товара и прочие документы, предусмотренные контрактом, например освобождение от гарантийных обязательств. Если информация в этом разделе отличается от сформированной в ЕИС, приоритетной считается последняя.

Шаг 4. Подписать документы

На основе введенных сведений ЕИС формирует печатную форму акта. В ней нужно проверить все данные и нажать «Подписать и направить заказчику». Если система выдаст ошибку, потребуется внести исправления и подписать документ заново; при отсутствии нарушений подписанный документ уходит заказчику. Особый случай – ошибка, вызванная прикрепленным файлом сметы: в такой ситуации можно продолжить работу с документом и направить его заказчику. У заказчика при этом есть 20 рабочих дней на изучение документа и обратную связь.

Исправление и корректировка: два разных инструмента

Ошибки в первичном документе и изменение условий приемки в ЕИС решаются разными механизмами. Выбор между ними определяется тем, на какой стадии находится документ и затрагивают ли изменения существенные условия – количество ТРУ и цену.

Редактирование документа до отправки заказчику

Документ о приемке можно редактировать, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только система отправила его заказчику, вносить изменения нельзя – для корректировки сведений придется создавать документ-исправление. Править основной документ можно на стадиях «Проект», «На подписании» и «Ошибка доставки». Для этого в меню документа выбирают пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения» – название зависит от стадии. После устранения ошибок поставщик подписывает документ и отправляет его заказчику.

Документ-исправление и корректировочный документ

Документ-исправление нужен для несущественных ошибок. Функция «Создать исправление» избавляет от необходимости заново заполнять все поля: система формирует точную копию документа, в которой можно править допустимые пункты. Корректировочный документ, напротив, предназначен для изменения существенных условий. Различия между ними удобно сопоставить в таблице.

Пример! Если заказчик попросил уменьшить цену товара, к корректировочному документу нужно приложить его письменную просьбу об этом – она и станет документом-основанием.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда в подписанном документе о приемке нужно изменить одновременно существенные и несущественные условия. Порядок здесь жестко задан: сначала создается документ-исправление, поставщик подписывает его от своего имени и передает на подпись заказчику, и лишь после того, как заказчик подпишет исправление, формируется корректировочный документ о приемке. Если требуется изменить только существенные условия, корректировочный документ создают без документа-исправления. Есть и ограничение: корректировочный документ нельзя сформировать, если поставщик – физическое лицо, а документ о приемке имеет специализацию «Приобретение жилых помещений» и «Строительство».

Документы, связанные с исполнением обязательств, размещаются в реестре контрактов. Это обеспечивает прозрачность и открытость закупочной деятельности: любой заинтересованный может получать информацию о ходе исполнения контракта и контролировать его выполнение.

Отказ заказчика от приемки: что учитывать поставщику

Мотивированный отказ – не тупик, а точка развилки, и действовать в ней нужно с учетом того, обоснованы ли претензии заказчика. Если замечания справедливы, поставщик устраняет нарушения и повторно оформляет документ о приемке. Если претензии необоснованны, документ размещается повторно вместе с информацией, подтверждающей необоснованность замечаний, а при повторном необоснованном отказе остается обращение в суд.

Опорой для оценки позиции заказчика служат требования ч. 7 ст. 94 44-ФЗ: отказ должен быть оформлен письменно и содержать причину со ссылками на контракт. Нарушение этих требований является основанием для привлечения заказчика к административной ответственности (ч. 9 ст. 7.32 КоАП).

Процесс приемки по 223-ФЗ не регламентирован законом так детально, стороны руководствуются исключительно положениями договора, а административная ответственность по КоАП РФ за процедурные нарушения приемки на заказчиков по 223-ФЗ не распространяется.

Важно! Если письменного отказа нет или он не мотивирован контрактом либо законодательством, заказчик нарушает 44-ФЗ. В этом случае поставщику стоит направить претензию с требованием предоставить отказ, соответствующий закону. При необоснованном отказе к повторно направленному документу о приемке рекомендуется приложить претензию с аргументами и намерением обратиться в суд, а также заключение независимого эксперта, фотографии, видеозаписи и акты осмотра.

Передача электронных документов о приемке в налоговую

Иногда Федеральная налоговая служба (ФНС) запрашивает документы о приемке товара. Электронные документы, сформированные на сайте ЕИС, поставщик может передать через личный кабинет налогоплательщика. Правовая основа этого – письмо Казначейства и ФНС, в котором разъяснено, что все документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые по формату не подходят для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого нужный документ распечатывают с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Выводы: что важно для поставщика

Алгоритм электронной приемки в ЕИС сводится к последовательности: после отгрузки товара или сдачи работ поставщик формирует документ о приемке, подписывает его ЭП и отправляет заказчику. Тот либо принимает результат полностью или частично, либо направляет мотивированный отказ. При частичной приемке поставщик создает корректировочный документ, при отказе – устраняет замечания и отправляет новый акт.

Электронное актирование стало неотъемлемым этапом закупочного процесса: оно ускоряет оформление документов, сокращает затраты на отправку бумажных версий и позволяет оперативно вносить правки в случае отказа в приемке. Чтобы заказчик принял товар или результаты работ с первого раза, эксперты рекомендуют внимательно заполнять формы в ЕИС и прикладывать все документы, предусмотренные условиями контракта.

При возникновении технических сложностей в ЕИС или на электронных площадках специалисты сервиса Контур.Сопровождение торгов помогут разобраться с отказами, ошибками актирования и другими организационными вопросами.