Чтобы заявка на участие в государственном тендере не «пропала» еще на этапе допуска, поставщик обязан подтвердить соответствие базовым требованиям по п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ. Эти нормы одинаковы для всех: компания не ликвидируется и не банкротится, ее деятельность не приостановлена, перед бюджетом нет крупной недоимки, а директор не был судим за экономические преступления.

Ниже — справочник от экспертов сервиса «Контур.Закупки», к которому удобно возвращаться перед подачей каждой заявки. В нем собраны обязательные документы, сроки их действия, руководства по получению и исчерпывающие пояснения. Следуя этой инструкции, вы значительно повысите свои шансы на допуск к участию в тендере.

Требования п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ — краткий обзор

Пункт 1 части 1 статьи 31 44-ФЗ предъявляет к участникам государственных торгов сразу одиннадцать обязательных требований:

1. Компания не ликвидируется, не проходит реорганизацию и не находится в процедуре банкротства.
2. В отношении участника нет решения или определения суда о приостановлении деятельности.
3. Просроченная задолженность по налогам и сборам не превышает 25% балансовой стоимости активов.
4. Руководитель, главный бухгалтер и иные лица, действующие без доверенности, не имеют судимостей за преступления экономической направленности.
5. Юрлицо не привлекалось к административной ответственности по ст. 19.28 КоАП РФ (противодействие коррупции) в течение двух последних лет.
6. Если предмет закупки — результаты интеллектуальной деятельности (РИД), участник располагает исключительными правами или лицензией на использование таких РИД.
7. Между участником и должностными лицами заказчика отсутствует конфликт интересов.
8. В отношении участника нет сведений в Реестре недобросовестных поставщиков (РНП).
9. Участник не зарегистрирован в оффшорной юрисдикции (по перечню Минфина).
10. Участник не включен в реестр иностранных агентов.
11. В отношении участника не действуют иные ограничения, установленные федеральными законами.

Пункты 1-4 и 8 подтверждаются официальными электронными документами. Требования 5-7 и 9-11 — декларацией в составе первой части заявки в виде набора других актуальных цифровых бумаг с усиленной квалифицированной подписью (КЭП).

Документы, подтверждающие отсутствие ликвидации и банкротства

В 95% случаев заказчики начинают проверку компании с выписки из ЕГРЮЛ (или ЕГРИП) и данных Единого федерального реестра сведений о банкротстве (ЕФРСБ):

1. Выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Выдается бесплатно на nalog.gov.ru через сервис «Предоставление сведений». После ввода ОГРН система формирует подписанный PDF за пять минут. Документ действителен всего шесть месяцев.
2. Сведения из ЕФРСБ. Оформляется через сайт fedresurs.ru после ввода ИНН или ОГРН. Если компания не проходит процедуру банкротства, отчет появляется мгновенно. Эту выписку заказчики требуют «на момент подачи» — запрашивать ее лучше в день отправления заявки.

Потенциальный поставщик должен проверить корректность КЭП на обоих документах через CryptoPro. Справки без файлов с расширением .sig расцениваются как неподписанные.

Документы о неприостановлении деятельности

Следующий важный фильтр — справка из Федеральной налоговой службы об отсутствии решений о приостановлении деятельности. Получить ее можно так:

1. Заходим в Личный кабинет юридического лица (ЛКЮЛ) или в Личный кабинет индивидуального предпринимателя (ЛКИП).
2. Переходим в раздел «Справки» и выбираем пункт «Справка об отсутствии решений…».
3. Заказываем вариант «XML + PDF». Первый пригодится для ЭТП с автосчитыванием, второй — для визуальных проверок.
4. Подписываем файлы сертификатом руководителя и скачиваем архив.

Срок действия бумаги — 30 дней. Если заказчик дополнительно проверяет отсутствие дисквалификации руководителя, понадобится справка о наличии (отсутствии) сведений о дисквалификации лица от ГУ МВД России. Заказать ее можно онлайн на портале «Госуслуги». Заявление подается бесплатно, готовность — в течение 3-5 рабочих дней, срок действия — три месяца с момента выдачи.

Документы, подтверждающие отсутствие задолженностей по налогам и сборам

Справка об исполнении обязанностей по уплате налогов, сборов и пеней выдается в ЛКЮЛ или ЛКИП с помощью раздела «Налоги и сборы»:

1. Заходим в Личный кабинет под квалифицированной электронной подписью.
2. Открываем вкладку «Налоги и сборы» → «Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней».
3. В поле периода выбираем «С даты регистрации организации» по «текущую дату».
4. Нажимаем на кнопку «Сформировать» и подписываем запрос сертификатом гендира или главбуха.

Период «с регистрации» гарантирует, что в документ попадут даже исторические долги (иначе заказчик может посчитать справку неполной). Срок действия выписки — 30 дней. ФНС закрывает долги не мгновенно: если погасить задолженность сегодня, «нулевой» документ появится в кабинете через 24-48 часов.

Проверка сведений в Реестре недобросовестных поставщиков

Любая запись в РНП закрывает доступ к участию в закупках на 24 месяца, причем запрет касается и субподрядчиков, и аффилированных компаний. Перед подачей каждой заявки нужно заходить на портал zakupki.gov.ru, открывать блок «Реестр недобросовестных поставщиков» и поочередно вписывать ИНН своей организации и соисполнителей.

Документы можно будет скачать в формате подписанных PDF с файлами .sig. При обнаружении записи участвовать в торгах нельзя: придется заменить проблемного участника или дождаться снятия ограничения.

Сроки действия обязательных документов

Ниже представлены актуальные интервалы, в течение которых заказчики считают ключевые документы «свежими». Всякий раз проверяйте, чтобы срок действия той или иной бумаги сразу охватывал дату и время окончания подачи заявок:

В вопросах сбора актуальных справок нельзя полагаться только на память. Лучше завести календарь-напоминалку и настроить интервал уведомлений для каждого документа. Грамотная автоматизация процесса избавляет поставщика от риска, связанного с техническим отклонением заявки.

Декларации-подтверждения дополнительных требований

Для некоторых требований п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ (вроде отсутствия конфликта интересов или статуса оффшорной компании) заказчики отдельных документов из госреестров не просят. Вместо этого участники декларируют свое соответствие путем подписания заявления в составе первой части заявки.

Что нужно подтверждать декларацией:

• отсутствие привлечения к ответственности по ст. 19.28 КоАП за последние два года;
• наличие исключительных прав на РИД (если предмет закупки — интеллектуальные продукты);
• отсутствие конфликта интересов с должностными лицами заказчика;
• отсутствие оффшорных структур в цепочке владения;
• отсутствие статуса иностранного агента;
• отсутствие иных ограничений, установленных федеральными законами.

Для оформления декларации достаточно одной фразы: «Участник подтверждает соответствие требованиям п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ, включая отсутствие ответственности по ст. 19.28 КоАП РФ, наличие исключительных прав на РИД, отсутствие конфликта интересов, оффшорных бенефициаров, статуса иностранного агента и иных ограничений, установленных законодательством».

Документ можно прикрепить отдельным PDF-файлом или вписать в электронную форму заявки — в зависимости от функций ЭТП и требований закупочной документации.

Где получить документы и в каком формате их принимают площадки

Федеральные ЭТП ждут один и тот же базовый набор: PDF-файлы, подписанные квалифицированной ЭП. На порталах «Сбербанк-АСТ» и «РТС-Тендер» можно загружать еще и XML-версии — сайты подтягивают реквизиты самостоятельно, что ускоряет процесс заполнения заявок.

Перед выгрузкой необходимо дать файлам понятные имена (только латиница): «7701234567_Tax_20250705.pdf». Дата в конце помогает быстро отследить «свежесть» той или иной справки. ZIP-архивы следует называть по ИНН и датам: так легче искать новые версии.

Все документы с SIG-подписями нужно складывать в один архив с учетом трех основных правил:

1. Структура. В корне — только папки-блоки требований: «01_Liquidation», «02_Suspension», «03_Taxes», «04_RNP», «signatures».
2. Чистота. Внутри не должно быть ни пробелов, ни кириллицы, ни дубликатов.
3. Подписи. У каждого PDF-файла — одноименный .sig. Без него КЭП не считывается, из-за чего заявка может «пропасть» при технической проверке.

Закройте архив, откройте любой файл и убедитесь, что CryptoPro показывает «подпись действительна» — это финальный контроль перед загрузкой документов на площадку.

Особенности формирования пакета документов для разных категорий участников

Базовый набор справок одинаков для всех, но к каждой правовой форме добавляются свои «специи»: устав ООО, паспорт ИП, апостиль иностранной компании. Ниже — перечни дополнительных файлов, которые чаще всего требуют заказчики.

Юридические лица (ООО, АО):

1. Актуальный Устав с отметкой налоговой инспекции или листом записи из ЕГРЮЛ о внесении последних изменений.
2. Протокол или решение о назначении руководителя/директора (если директор — единственный учредитель, подойдет решение участника).
3. При работе в лицензируемых отраслях — копия действующей лицензии или выписка из реестра лицензий.
4. Реестр бенефициарных владельцев и структура собственности (по требованию ст. 6.1 115‑ФЗ) — пригодится, если заказчик проверяет пункт о наличии оффшорных учредителей.

Индивидуальные предприниматели:

1. Цветные сканы паспорта: разворот с фото и страница с регистрацией.
2. Полная выписка из ЕГРИП (содержит коды ОКВЭД, данные о прекращении деятельности, режиме налогообложения).
3. Документы, подтверждающие применяемый налоговый режим (патент, уведомление о применении УСН и пр.), если закупка содержит требование об уплате налогов.

Иностранные компании:

1. Выписка из торгового реестра или сертификат инкорпорации, выданные не ранее 30 дней до даты подачи заявки.
2. Легализация документа: апостиль или консульская заверка — зависит от страны регистрации.
3. Нотариальный перевод на русский язык с приложением копии лицензии переводчика.
4. Сведения о конечных бенефициарах (форма KYC) и подтверждение отсутствия статуса иностранного агента.
5. При необходимости — Tax Residency Certificate для подтверждения налогового резидентства и отсутствия оффшорного статуса.

С 2024 года заказчики чаще требуют реестр бенефициаров, если участник‑нерезидент или в цепочке владения есть иностранные юрлица. Этот файл лучше подготовить заранее, чтобы сэкономить время и показать прозрачность структуры компании.

Формирование комплекта: требования к копиям, заверению и структуре файла в ЕИС

Подавая заявку на участие в тендере по 44-ФЗ, вы загружаете все файлы в интерфейс федеральной ЭТП. Площадка передает комплект в ЕИС автоматически вместе с заявкой. Однако в Единой информационной системе есть раздел «Документы участника». Туда удобно заранее сложить «статичные» бланки (ЕГРЮЛ, лицензии, устав и пр.). Почти все ЭТП подтягивают эти файлы прямо из ЕИС, что экономит время и уменьшает риск забыть нужную справку.

Перед загрузкой документов в ЕИС важно соблюсти три блока требований:

1. Качество копий.

• приемлем только черно-белый или цветной скан в формате PDF, фотографии с телефона система часто «обрезает»;
• разрешение не ниже 300 dpi, страницы без «косых» полей и теней от скрепок;
• файл должен легко читаться без увеличения до 200%. Если текст расплывается — лучше просканировать заново.

2. Заверка документов.

• каждый PDF подписывается одной квалифицированной ЭП — сертификатом юрлица или ИП;
• для многостраничных документов достаточно одной КЭП на весь файл;
• при подаче копий паспортов, уставов и лицензий нотариального заверения не требуется.

3. Структура файла для ЕИС.

• в архиве INN_Company_20250705.zip — пять файлов: «01_Liquidation», «02_Suspension», «03_Taxes», «04_RNP» и «signatures»;
• внутри каждой папки — только PDF и одноименные им файлы с расширением .sig;
• использовать кириллицу и пробелы в названиях нельзя. Вес итогового архива не должен превышать 50 Мб.

Для загрузки архива в ЕИС нужно пройти авторизацию в Личном кабинете, открыть раздел «Документы участника» и щелкнуть по кнопке «Добавить». Если оранжевый индикатор сменится на зеленый — значит, все в порядке.

Типичные ошибки поставщиков и способы их избежать

Даже опытные участники теряют контракты из-за небольших технических промахов: просрочили справку, перепутали подпись или «перекормили» архив лишними мегабайтами. Ниже — пять наиболее популярных ошибок и быстрые способы от них защититься:

1. Просроченные справки. Если выписка ЕГРЮЛ старше шести месяцев или справка ФНС — 30 дней, заявку отклонят без рассмотрения. Заведите календарное напоминание и обновляйте документы за неделю до истечения срока.
2. Потерянный файл подписи .sig. При переименовании или копировании PDF подпись отделяется. Перед загрузкой открывайте архив в CryptoPro — у каждого PDF должен быть одноименный .sig.
3. «Чужая» квалифицированная подпись. Документы подписаны сертификатом сотрудника, не указанного в ЕГРЮЛ и без доверенности. Используйте КЭП директора либо приложите действительную доверенность на подписанта.
4. Хаос в структуре архива. Файлы лежат в корне, кириллица и пробелы в названиях. Придерживайтесь схемы «01_Liquidation», «02_Suspension», «03_Taxes», «04_RNP», используйте латиницу и откажитесь от пробелов.
5. Перегруз по размеру. ЕИС не принимает архивы больше 50 Мб. Сканируйте в 300 dpi, убирайте цвет и сжимайте PDF перед подписью.

Потратьте пять минут на финальную проверку: сроки документов, наличие .sig, корректная подпись, чистая структура и размер архива. Этот небольшой чек-лист спасает от отказа, который обойдется дороже любого времени на подготовку.

Финишная прямая — заявка на тендер по 44-ФЗ без ошибок

Свежие справки, календарь напоминаний и аккуратно собранный ZIP‑архив закрывают все 11 требований п. 1 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ. Когда документы подготовлены по чек‑листу, заявка безболезненно проходит техническую проверку, и заказчик оценивает её только по существу.

Хотите сосредоточиться на стратегии и цене, а рутину отдать профессионалам? Закажите тендерное сопровождение от экспертов сервиса «Контур.Закупки»! Специалисты соберут справки, оформят декларации, проверят подписи и отправят заявку вовремя.