Если вы собираетесь поучаствовать в закупке в качестве поставщика, вам необходимо ответить для себя на ряд вопросов. Каких именно – читайте в этой статье. В особенности она будет полезна для начинающих участников закупочной деятельности.

Проводим предварительный анализ

Прежде всего стоит ознакомиться с закупочной документацией и выяснить, все ли в ней вам понятно. Если вопросов не возникло, определитесь, в состоянии ли ваша организация в указанный срок и в полном объеме обеспечить исполнение обязательств.

Если какие-то из положений документации не совсем точны, необходимо подать заказчику запрос на разъяснение.

Итак, вы поняли, что это закупка вам подходит. Теперь выясним, подходите ли вы ей. Внимательно изучите требования к поставщику, обратите внимание на следующие моменты:

• если закупка предназначается для малого бизнеса, вы должны принадлежать к этой категории;
• если в документации есть требования подтвердить опыт аналогичной работы, нужно иметь в своем активе исполненные контракты и подтверждающие это документы;
• достаточно ли у вас квалифицированного персонала для исполнения этого контракта;
• какова предельная стоимость, которую вы готовы за эту работу получить, и не превышает ли она НМЦ контракта.

Проверяем документы

Следующий шаг — проверка всех необходимых документов или возможности их получить. Посмотрите, есть ли в наличии документы и справки, которые указаны в документации. Если для подачи заявки требуется информация или документы из других отделов вашей компании, заранее узнайте, сможете ли вы получите все, что необходимо.

Убедитесь, что документы, которые уже собранным, имеют актуальный срок действия. В частности, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП должна быть выдана не раньше, чем 6 месяцев назад, доверенность на лицо, которое уполномочено представлять организацию, должна быть действующей, как и протокол об избрании директора.

Что нужно для подготовки заявки

Прежде всего стоит проанализировать цену будущего контракта. Для этого рекомендуем проделать следующие шаги:

1. Рассчитать порог рентабельности.
2. Удостовериться, что устраивающий вас уровень цены контракта меньше НМЦ.
3. Решить для себя, насколько вы готовы «упасть» в цене, чтобы заполучить этот контракт. Учтите, что если это «падение» составит более 25% от НМЦК, то придется дополнительно подтверждать свою добросовестность.

Если по итогам проведенного анализа вы решили, что от целесообразно принять участие в этой закупке, самое время заполнить заявку.

Проверка составленной заявки

Перед тем как отправить заявку заказчику, следует ее еще раз тщательно проверить. Рекомендуем проделать следующие шаги:

• проверьте свое предложение на соответствии с технической документации и убедитесь, что приложили необходимые документы на продукцию;
• проверьте все формы — не пропустили ли вы какие-либо поля;
• листы заявки должны быть пронумерованы и сшиты, на сшивке должны присутствовать дата сверки, надпись «верно», печать организации и подпись уполномоченного лица, а также ее расшифровка;
• особое внимание обратите на цену — убедитесь, что во всех формах прописью и цифрами указана одна и та же сумма;
• проверьте, что вы приложили нотариальные копии тех документов, для которых установлено такого требование;
• удостоверьтесь, что приложенные копии заверены печатями и подписями с расшифровкой руководителя организации или уполномоченного лица;
• проверьте, есть ли доверенности на уполномоченных лиц, которые действуют от имени организации.

Если заявка подается в электронной форме, дополнительно проследите за тем, чтобы были отсканированы все страницы необходимых документов. Проверьте, хорошо ли они читаются, различимы ли печать и подпись.

Советы:

Если какой-либо из документов, который заказчик просит включить в заявку, вы представить не можете, составьте информационное письмо, в котором объясните причину отсутствия документа. Шанс, что это сработает, небольшой – заказчик имеет право отклонить вашу заявку из-за того, что комплект документов неполный.

Бывает, что в разных документах фигурируют разные сведения об организации. Например, уполномоченное лицо сменило фамилию или организация поменяла название. В этом случае следует приложить к заявке подтверждающие документы (копию свидетельства о смене фамилии, протокол или решение о смене наименования фирмы).

Контроль обеспечения заявки

Когда заявка полностью подготовлена, позаботьтесь о ее обеспечении. Если вы собираетесь поучаствовать в электронном аукционе, проверьте, достаточно ли денежных средств на вашем счете. Если торги будут проходиться не в электронном, а в бумажном варианте, удостоверьтесь, что платежное поручение, подтверждающее обеспечение заявки, приложена к ней. В том случае, если заявка еще не оплачена, удостоверьтесь, что вы передали заявку на оплату в бухгалтерию (лучше это сделать минимум за 5 банковских дней) и указали верное назначение платежа.

Для участников электронных аукционов

Как известно, электронный аукцион организуется конкретной площадкой, на которой необходимо пройти аккредитацию. Проверить, действительна ли ваша аккредитация и сертификат электронной подписи. Лучше всего это сделать за несколько дней до начала аукциона — в случае, если электронная подпись просрочена, у вас будет время, чтобы получить новую. Нелишне будет удостовериться, что информация о вашей организации, которую вы указали при регистрации на электронной площадке, верна, а также что загруженные документы содержат актуальные данные.