Электронный документооборот с торговыми площадками

Взаимодействие поставщиков с электронными торговыми площадками давно вышло за рамки простого участия в торгах. Цифровизация закупочной сферы затрагивает не только подачу заявок и заключение контрактов, но и весь сопровождающий документооборот – от государственной приемки до получения актов за услуги самих площадок. Контур.Диадок ЭДО с ЭТП позволяет получать счета, акты и другие закрывающие документы от площадок практически мгновенно и использовать их в учете.

Два направления ЭДО в закупках: ЕИС и торговые площадки

Для участника закупок электронный документооборот делится на два принципиально разных процесса. Их важно различать, поскольку каждый регулируется по-своему и решает отдельные задачи бизнеса.

1. Электронное актирование в ЕИС (по 44-ФЗ). Обязательный по закону процесс оформления приемки товаров, работ или услуг непосредственно между поставщиком и государственным заказчиком. Все документы формируются и подписываются внутри Единой информационной системы.
2. ЭДО с операторами ЭТП. Обмен первичными документами (УПД, акты, счета-фактуры) за услуги самой торговой площадки: плата за участие или победу в тендере, комиссии, стоимость подписок и дополнительных сервисов.

Если документооборот в ЕИС строго регламентирован государством, то взаимодействие с площадками организуется через операторов ЭДО. Именно для этой задачи предназначен Контур.Диадок ЭДО с ЭТП, который обеспечивает обмен закрывающими документами между поставщиком и электронными торговыми площадками.

Когда поставщику нужен ЭДО с ЭТП

Необходимость в электронном обмене документами возникает у любой компании, которая регулярно участвует в тендерах. Цепочка взаимодействия с площадкой предполагает как договорные отношения, так и обмен юридически значимыми документами.

• чтобы участвовать в закупках, организация как заказчик или поставщик проходит аккредитацию на ЭТП;
• между площадкой и организацией возникают договорные отношения;
• ЭТП оказывает платные услуги: берет комиссию за участие в коммерческих торгах, предлагает оформить подписку, списывает плату за победу в тендере;
• площадка направляет закрывающие документы (УПД, акты, счета-фактуры) в соответствии со своим регламентом работы;
• организация мгновенно получает юридически значимые документы.

Зачем поставщику переходить на ЭДО с площадками

При участии в торгах ЭТП удерживают комиссии и плату за свои услуги. Для компании это прочие расходы, а входящий НДС по ним подлежит вычету. Однако традиционный бумажный документооборот создает множество проблем: письма идут неделями, а некоторые площадки отправляют бесплатные электронные акты только через 90 дней после окончания периода.

Переход на электронный документооборот с торговыми площадками дает поставщику конкретные финансовые и операционные преимущества:

• скорость и своевременность вычетов – закрывающие документы поступают за несколько секунд или 1–2 дня, что позволяет вовремя заявить НДС к вычету и корректно сформировать базу по налогу на прибыль без сдачи «уточненок»;
• юридическая значимость – электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с 63-ФЗ и равнозначны бумажным оригиналам с печатью;
• снижение издержек и рисков – компания не тратит бюджет на печать, почту и курьеров, а документы не теряются при доставке;
• соответствие требованиям площадок – некоторые ЭТП полностью отказываются от бумаги.

Важно! Отдельные площадки, например ЭТП Газпромбанка, полностью перешли на электронный формат. Участникам без подключенного ЭДО приходится забирать бумажные оригиналы лично в единичных офисах.

Как устроена работа сервиса и доставка документов

Процесс получения закрывающих документов предельно прост и не требует ручных действий со стороны поставщика. Достаточно один раз настроить обмен, и дальше документы приходят автоматически.

1. Вы проходите аккредитацию на площадках и участвуете в закупках.
2. Площадки оказывают платные услуги и направляют закрывающие документы – например, об оплате тарифа.
3. Вы получаете документы от ЭТП за несколько секунд.

Пример! После оказания платной услуги площадка формирует закрывающие документы и направляет их поставщику через сервис ЭДО.

Все популярные ЭТП в одном сервисе

Контур.Диадок ЭДО с ЭТП объединяет работу с большинством популярных коммерческих и государственных торговых площадок страны. Это избавляет от необходимости отслеживать документы отдельно на каждом портале.

• Сбербанк-АСТ;
• РТС-тендер;
• Фабрикант;
• ЭТП РАД;
• ООО ЭТП ГПБ;
• ТЭК-Торг;
• ZakazRF;
• B2B-Center;
• ЕАТ РФ;
• АСТ ГОЗ;
• ООО «Бидзаар»;
• Аукционы Федерации и другие.

Возможности сервиса для бухгалтерии и тендерного отдела

Помимо мгновенной доставки документов, сервис закрывает ключевые задачи учетных подразделений. Функционал ориентирован на удобство совместной работы и безопасность хранения.

Настройка сценариев согласования и подписания

Можно выстроить маршруты обработки документов внутри компании. Например, тендерный специалист создает или принимает документ, а главный бухгалтер подписывает его квалифицированной электронной подписью.

Работа со смартфона или планшета

Доступ к документам и подписанию сохраняется с любого мобильного устройства. Это позволяет не терять оперативность, даже если сотрудник находится вне офиса.

Бесплатное хранение документов с доступом 24/7

Все файлы хранятся в трех экземплярах на защищенных серверах в России, а доступ к архиву сохраняется бессрочно и круглосуточно.

Интеграция с учетными системами

Возможность выгрузки актов и счетов-фактур в 1С исключает ручной ввод данных и снижает риск ошибок в ИНН или суммах.

Что входит в тарифы по ЭДО для работы с электронными площадками

Для подключения поставщик выбирает тариф в зависимости от количества площадок и объема документооборота. Базовый пакет включает все необходимое для полноценной работы.

• 1 год безлимитного документооборота с выбранной площадкой или группой площадок;
• настройка и обучение работе в веб-версии;
• круглосуточная техническая поддержка.

Что нужно для подключения к сервису

Начать работу можно быстро – потребуется всего два обязательных элемента и заявка на подключение.

1. Оформите электронную подпись (КЭП) на руководителя компании или уполномоченного сотрудника.
2. Оставьте заявку на подключение к сервису и выберите тариф вместе с менеджером.

После подключения к Контур.Диадок ЭДО с ЭТП можно сразу принимать закрывающие документы и участвовать в тендерах. Менеджер поможет выбрать подходящий тариф и настроить доступ в веб-версии.

Почему выбирают этот сервис

При выборе оператора ЭДО важны надежность, безопасность и качество поддержки. Сервис отвечает всем этим требованиям и подтверждает статус на рынке.

• доверенный оператор ЭДО и аккредитованный удостоверяющий центр;
• безопасное хранение документов в трех экземплярах на серверах в России;
• круглосуточная бесплатная клиентская поддержка, обучение и инструкции по работе в сервисе.

Перевод взаимодействия с торговыми площадками в электронный вид избавляет компанию от суеты в конце отчетного периода, защищает от налоговых рисков и делает затраты на участие в тендерах полностью прозрачными.