Логистическую отрасль ожидают масштабные изменения: с 1 сентября 2026 года оформление транспортных документов при грузоперевозках должно будет осуществляться в электронном формате. Новые требования распространяются на всех участников перевозочного процесса, которые работают с экспедиторами. Чтобы бизнес смог заранее адаптироваться к новым правилам, Федеральная налоговая служба утвердила форматы электронных документов и открыла возможность для их тестирования.

Переход на обязательный транспортный ЭДО затронет грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторские организации. Предполагается, что цифровой документооборот ускорит обмен данными между участниками рынка, повысит прозрачность логистических операций и снизит риски, связанные с утратой или задержкой бумажных документов.

Законодательная база и сроки внедрения транспортного ЭДО

Масштабные изменения в логистическом документообороте инициировал Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Этот нормативный акт внес существенные поправки в базовый Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».

Порядок информационного взаимодействия, а также правила направления файлов в государственную базу данных регламентирует Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469. Сами же структуры цифровых файлов утверждены Приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@.

Помимо экспедиторских бумаг, налоговое ведомство утвердило форматы электронной грузовой накладной (для авиаперевозок) и электронной транспортной железнодорожной накладной. Все новые требования вступают в законную силу с 1 сентября 2026 года.

Какие форматы электронных экспедиторских документов утвердила ФНС

Согласно новым приказам, участники рынка обязаны формировать в электронном виде три основных типа экспедиторских документов. Каждый из них имеет свою специфику и применяется на разных этапах оказания транспортно-экспедиционных услуг.

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ)

Поручение экспедитору – это базовый документ, в котором клиент дает задание на организацию перевозки груза. Он фиксирует перечень услуг, условия их оказания, а также подробные сведения о маршруте и самом грузе.

ЭПЭ оформляется при любом сценарии привлечения экспедитора. Документ формируется в виде нескольких титулов (разделов):

• титул Т1 (обязательный) – создает заказчик транспортно-экспедиционных услуг;
• титул Т2 (обязательный) – формирует исполнитель, подтверждая согласование поручения;
• титул Т3 (опциональный) – заполняется клиентом в случае отзыва ранее выданного задания.

Экспедиторская и складская расписки

Если специфика договора подразумевает передачу ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей, используются расписки. Они подтверждают факт принятия груза логистическим оператором.

В документообороте выделяют два вида расписок:

• электронная экспедиторская расписка (ЭЭР) – подписывается, когда исполнитель принимает груз во владение для последующей транспортировки;
• электронная складская расписка (ЭСР) – оформляется, если продукция принимается на складское хранение.

Отличия поручения экспедитору от транспортной накладной

Многие компании путают назначение поручения и накладной. Несмотря на то, что оба документа сопровождают логистический процесс, их юридический смысл и момент оформления различаются.

Порядок подписания электронных перевозочных документов

Для легитимного обмена данными участникам потребуется электронная подпись. Требования к подписантам зависят от их статуса и роли в организации.

Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если же документы визирует рядовой сотрудник (например, логист или кладовщик), применяется следующий порядок:

• сотрудник использует КЭП физического лица;
• полномочия работника обязательно подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД);
• в качестве альтернативы допускается использование усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП), выпущенной через мобильное приложение «Госключ».

Алгоритм перехода на электронный документооборот (ЭПД)

Чтобы избежать штрафов и сбоев в поставках после 1 сентября 2026 года, бизнесу рекомендуется начать подготовку заранее. Переход на цифровой формат занимает от двух до шести месяцев.

Пошаговый план внедрения транспортного ЭДО выглядит следующим образом:

1. Проанализируйте текущие бизнес-процессы, определите виды используемых документов и круг ответственных сотрудников.
2. Выберите оператора информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), имеющего аккредитацию Минтранса РФ.
3. Обеспечьте персонал сертификатами КЭП и выпустите машиночитаемые доверенности на уполномоченных лиц.
4. Настройте интеграцию учетной системы с сервисом оператора или начните работу в веб-версии.
5. Направьте контрагентам приглашения к обмену цифровыми файлами (при необходимости настройте роуминг между разными операторами).
6. Проведите обучение логистов, бухгалтеров и складских работников.
7. Протестируйте технологию на одном маршруте или с одним лояльным партнером, после чего масштабируйте опыт на всю компанию.

Для обмена электронными перевозочными и экспедиторскими документами компании используют систему электронного документооборота Контур.Логистика.

Исключения: когда допускается бумажный формат

Несмотря на строгий логистический императив, законодатель предусмотрел ряд исключений. Перечень случаев, при которых экспедиторские документы разрешено оформлять на классическом бумажном носителе, строго регламентирован.

Данный список утвержден Приказом Минтранса от 03.04.2026 № 115. Бумажный формат может применяться при системных сбоях, перевозках в условиях режима секретности и в иных специфических ситуациях, определенных профильным министерством.

Внедрение новых форматов от ФНС позволит стандартизировать документооборот. Отказ от бумаги сократит расходы на курьерские службы, ускорит получение оплаты за оказанные услуги в среднем на 20 дней и обеспечит надежное хранение архивов в единой государственной системе.