Почему нужно сохранять прошедшие закупки
- On 07.09.2021
- 0 Comments
- Аналитика в торгах, Закупки, Тендеры
На победе или поражении не заканчивается участие в тендере. Хранение, анализ и структурирование прошедших закупок улучшат работу в дальнейшем. Как поставщики работают с информацией и почему стоит последовать их примеру?
Для чего хранить закупки
Поставщики указывают на три главных основания:
- «Системное» — сохранить опыт прошедших закупок для участия в будущих торгах.
- «Формальное» — уведомить руководство о результатах работы за конкретный период: неделю, месяц или квартал.
- «Кадровое» — упростить передачу дел при расширении штата или увольнении.
Читайте также Пути повышения рентабельности бизнеса и участия в закупках
Аналитика тендеров и закупок
Все сохранённые закупки можно разделить на две категории: закупки, в которых принимали участие и не принимали его.
| Участвовали и… | Не участвовали, но… |
| а) победили | а) наблюдали за интересным тендером |
| Участники закупки фиксируют положительный результат и стремятся повторить его в новом цикле с тем же товаром или организатором торгов, запомнить, какие проблемы возникли, чтобы не сталкиваться с ними вновь: сложности с поиском продукции, в общении с заказчиком, просрочка и др. | Чаще всего такие закупки идут «на вырост»: с крупным объёмом поставок, сложными проектами, требовательными заказчиками и большим обеспечением контракта. Потенциальные участники исследуют, какого рода ресурсов недостаточно для подачи заявки и как выполняется закупка: этапы, оплата. |
| б) проиграли | б) закупка интересна |
| Сохраняют сведения о победителе и проценте снижения стоимости, анализируют причину проигрыша, чтобы в будущем изменить своё предложение или понять, что в таких закупках слишком сильное падение и нет смысла тратить на них время. | Это закупки с интересными запросами на разъяснение и жалобами в ФАС. Вся документация используется как база данных при возникновении подобных ситуаций. Следует учесть закупки, вызвавшие сомнения, к примеру, из-за неясного ТЗ, когда период подачи запроса на разъяснение истёк. Интересно увидеть завершение тендера и понять, что заказчик имел в виду. |
Работа с графой «Не участвовали» самая продуктивная. Её можно рассматривать как воронку продаж. Например:
Регистрация в ЕРУЗ ЕИС
С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.
Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:
- за месяц в конкретной сфере проходит около 100 интересных тендеров
- из них около 25 подходят конкретной фирме по ТЗ
- в 15 не успели поучаствовать
- в 8 участвовали
- в 4 заработали 2 млн руб.
Результаты анализа показывают стремление компании увеличить заработок на закупках, причины, почему она не успела поучаствовать в интересующих её закупках, где можно расширить воронку и что для этого необходимо.
Находите и сохраняйте закупки в сервисе Контур.Закупки. Анализируйте результаты торгов по заказчикам и поставщикам.
Как сохранить закупки
1. Сортировать по папкам на ПК.
Данные размещаются по годам, названию заказчика и номеру закупки. Для участия в подобных закупках сохраняют уже готовые заявки и ТЗ.
2. Добавить в избранное на ЭТП или в закладки в браузере.
Однако торговая площадка может изменить схему хранения данных, а доступ к ним есть лишь у одного человека.
3. Структурировать в сервис-агрегаторе.
К примеру, в сервисе Контур.Закупки разграничение тендеров происходит по этапам, сфере деятельности, организатору торгов (См. подробнее: “Поиск тендеров, закупок и аукционов по всем площадкам“). Тендеры можно выгружать при необходимости. Возможны комментирование и выгрузка в Excel — получаются практически готовые отчёты.
4. Вести реестры в Excel.
Подобные таблицы заполняют вручную, зато можно изменить их структуру под себя, что достаточно удобно: разместить данные в нужном порядке, добавить важную информацию и др. Также информацией могут пользоваться не только сотрудники с доступом к агрегатору закупок, а все заинтересованные.
Сохранять прошедшие закупки или нет?
Лучше сохранять прошедшие закупки. Опыт облегчает последующую работу: важные решения будут приниматься быстрее, а дела передаваться легче.
Если вы занимаетесь закупками и после объявления результатов, поделитесь в комментариях собственным опытом, полезными советами и интересными историями. Каких курьёзных ситуаций вы избежали благодаря сохранению закупок?
Аналитика в торгах — анализ рынка закупок в интересующей сфере и подробный отчет по целевым торгам!
0 Comments