На победе или поражении не заканчивается участие в тендере. Хранение, анализ и структурирование прошедших закупок улучшат работу в дальнейшем. Как поставщики работают с информацией и почему стоит последовать их примеру?

Для чего хранить закупки

Поставщики указывают на три главных основания:

1. «Системное» — сохранить опыт прошедших закупок для участия в будущих торгах.
2. «Формальное» — уведомить руководство о результатах работы за конкретный период: неделю, месяц или квартал.
3. «Кадровое» — упростить передачу дел при расширении штата или увольнении.

Читайте также Пути повышения рентабельности бизнеса и участия в закупках

Аналитика тендеров и закупок

Все сохранённые закупки можно разделить на две категории: закупки, в которых принимали участие и не принимали его.

Участвовали и…	Не участвовали, но…
а) победили	а) наблюдали за интересным тендером
Участники закупки фиксируют положительный результат и стремятся повторить его в новом цикле с тем же товаром или организатором торгов, запомнить, какие проблемы возникли, чтобы не сталкиваться с ними вновь: сложности с поиском продукции, в общении с заказчиком, просрочка и др.	Чаще всего такие закупки идут «на вырост»: с крупным объёмом поставок, сложными проектами, требовательными заказчиками и большим обеспечением контракта. Потенциальные участники исследуют, какого рода ресурсов недостаточно для подачи заявки и как выполняется закупка: этапы, оплата.
б) проиграли	б) закупка интересна
Сохраняют сведения о победителе и проценте снижения стоимости, анализируют причину проигрыша, чтобы в будущем изменить своё предложение или понять, что в таких закупках слишком сильное падение и нет смысла тратить на них время.	Это закупки с интересными запросами на разъяснение и жалобами в ФАС. Вся документация используется как база данных при возникновении подобных ситуаций. Следует учесть закупки, вызвавшие сомнения, к примеру, из-за неясного ТЗ, когда период подачи запроса на разъяснение истёк. Интересно увидеть завершение тендера и понять, что заказчик имел в виду.

Работа с графой «Не участвовали» самая продуктивная. Её можно рассматривать как воронку продаж. Например:

• за месяц в конкретной сфере проходит около 100 интересных тендеров
• из них около 25 подходят конкретной фирме по ТЗ
• в 15 не успели поучаствовать
• в 8 участвовали
• в 4 заработали 2 млн руб.

Результаты анализа показывают стремление компании увеличить заработок на закупках, причины, почему она не успела поучаствовать в интересующих её закупках, где можно расширить воронку и что для этого необходимо.

Находите и сохраняйте закупки в сервисе Контур.Закупки. Анализируйте результаты торгов по заказчикам и поставщикам.

Как сохранить закупки

1. Сортировать по папкам на ПК.

Данные размещаются по годам, названию заказчика и номеру закупки. Для участия в подобных закупках сохраняют уже готовые заявки и ТЗ.

2. Добавить в избранное на ЭТП или в закладки в браузере.

Однако торговая площадка может изменить схему хранения данных, а доступ к ним есть лишь у одного человека.

3. Структурировать в сервис-агрегаторе.

К примеру, в сервисе Контур.Закупки разграничение тендеров происходит по этапам, сфере деятельности, организатору торгов (См. подробнее: «Поиск тендеров, закупок и аукционов по всем площадкам«). Тендеры можно выгружать при необходимости. Возможны комментирование и выгрузка в Excel — получаются практически готовые отчёты.

4. Вести реестры в Excel.

Подобные таблицы заполняют вручную, зато можно изменить их структуру под себя, что достаточно удобно: разместить данные в нужном порядке, добавить важную информацию и др. Также информацией могут пользоваться не только сотрудники с доступом к агрегатору закупок, а все заинтересованные.

Сохранять прошедшие закупки или нет?

Лучше сохранять прошедшие закупки. Опыт облегчает последующую работу: важные решения будут приниматься быстрее, а дела передаваться легче.

Если вы занимаетесь закупками и после объявления результатов, поделитесь в комментариях собственным опытом, полезными советами и интересными историями. Каких курьёзных ситуаций вы избежали благодаря сохранению закупок?

Аналитика в торгах — анализ рынка закупок в интересующей сфере и подробный отчет по целевым торгам!