Минтранс предложил сохранить запуск обязательных электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года, но ввести до 1 марта 2027 года нештрафуемый период для случаев, когда при проверке предъявляется бумажный документ вместо электронного. Инициатива была озвучена министром транспорта РФ Андреем Никитиным на совещании у президента Владимира Путина и получила поддержку главы государства.

Для транспортных компаний, экспедиторов, грузоотправителей, грузополучателей и участников ВЭД это означает не перенос реформы, а «мягкий запуск» контроля. Обязанность перейти на электронный документооборот в грузовых перевозках возникнет с 1 сентября 2026 года, а полугодовой период до 1 марта 2027 года должен использоваться для адаптации процессов, устранения технических сбоев и настройки взаимодействия с ГИС ЭПД.

Суть решения: срок перехода не меняется, штрафной контур смягчается

Предложение Минтранса построено на разделении двух вопросов: даты обязательного применения ЭПД и санкций за использование бумажных документов на первом этапе. Дата запуска остается прежней – 1 сентября 2026 года. Однако при остановке транспортного средства инспекторы смогут ограничиваться устным замечанием, если вместо электронного перевозочного документа будет предъявлена бумажная накладная.

Ключевые параметры перехода можно свести в одну временную шкалу:

Важно! Нештрафуемый период не отменяет обязанность применять ЭПД с 1 сентября 2026 года. Он касается прежде всего реакции инспекторов при проверке бумажного документа вместо электронного, но не снимает налоговые и документальные риски, связанные с подтверждением расходов и вычетов.

Почему Минтранс отказался переносить реформу

Часть участников рынка предлагала отложить обязательный переход на электронные перевозочные документы до 1 сентября 2028 года. Основные опасения бизнеса были связаны с возможными перебоями связи, рисками задержек перевозок, недостаточной готовностью отдельных компаний и дополнительными затратами на внедрение новой системы.

Минтранс сообщил, что учел замечания отрасли, однако перенос сроков не рассматривается. По словам Андрея Никитина, система работает в добровольном режиме с сентября 2022 года, поэтому перенос сроков Минтранс не считает необходимым. Вместо новой отсрочки ведомство предложило шестимесячный нештрафуемый период, который позволит завершить адаптацию к обязательному применению электронных перевозочных документов.

Что входит в обязательный переход на электронные перевозочные документы

Реформа охватывает не только автомобильные перевозки. С 1 сентября 2026 года требование об обязательном использовании электронных перевозочных документов распространяется на автомобильный транспорт, железную дорогу, авиацию и экспедиторские документы.

Через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов предполагается оформлять цифровые аналоги ключевых перевозочных документов, включая транспортные накладные, путевые листы и другие документы, используемые в логистических цепочках.

Справка! ГИС ЭПД – государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она предназначена для создания, подписания, передачи и хранения электронных перевозочных документов через аккредитованных операторов.

Минтранс связывает внедрение обязательных цифровых документов с несколькими задачами транспортной отрасли:

• отслеживание перемещения грузов по стране в режиме реального времени;
• формирование точной картины состояния отрасли;
• повышение прозрачности оформления грузов;
• ускорение обмена данными между участниками логистических цепочек и государственными органами;
• создание основы для транспортно-экономического баланса и Национальной цифровой транспортно-логистической платформы.

По словам Андрея Никитина, электронные перевозочные документы позволяют снизить затраты, быстрее обмениваться данными и отслеживать движение грузов в режиме реального времени.

Готовность ГИС ЭПД: цифры, операторы и нормативная база

Минтранс считает, что система уже готова к обязательному применению. На совещании были приведены показатели, которые ведомство рассматривает как подтверждение готовности инфраструктуры.

К настоящему моменту через ГИС ЭПД:

• оформлено более 41 млн электронных документов;
• ежемесячный объем отправлений достигает 2 млн;
• на платформе стабильно работают 14 тыс. компаний;
• в проект вошли группа X5, торговая сеть «Магнит», маркетплейс Ozon и компания «Деловые линии».

Совместно с ФНС России, по данным Минтранса, полностью подготовлена нормативная база: принято 4 постановления для всех видов транспорта и транспортно-экспедиционной деятельности. Форматы электронных документов разработаны на основе действующих бумажных бланков.

Отдельно Минтранс сообщил, что за годы функционирования системы не произошло ни одного критического сбоя. ГИС ЭПД и ключевые операторы включены в «белый список» Минцифры России, остальные операторы должны быть включены в него до 1 сентября 2026 года. Взаимодействие выстроено через 11 аккредитованных операторов, между которыми обеспечена передача данных.

Исключения: когда бумажные документы сохранятся

Полный отказ от бумажного документооборота на старте реформы не планируется. Минтранс подтвердил, что в отдельных случаях перевозочные документы по-прежнему могут оформляться на бумаге. По мере адаптации рынка перечень таких исключений предполагается постепенно сокращать.

К таким случаям относятся:

• перевозки специальных грузов;
• сделки с участием иностранных контрагентов;
• перевозки для личных нужд граждан;
• отдельные ситуации отсутствия доступа к интернету, предусмотренные нормативными актами.

Кроме того, Минтранс разрабатывает аварийный режим, который позволит временно использовать бумажные документы при технических сбоях, форс-мажорных обстоятельствах или недоступности цифровой инфраструктуры.

Одновременно ведомство планирует получить полномочия по определению случаев, когда допускается использование бумажных документов, а когда обязательным является электронный формат. Для этого готовятся изменения в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности».

Главная зона неопределенности – налоговый учет

Нештрафуемый период снижает риск административной ответственности при дорожных проверках, но не отвечает на вопрос, будут ли бумажные перевозочные документы, оформленные в предусмотренных исключительных случаях, признаваться для целей налогового учета.

Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ транспортные расходы учитываются при наличии документов, подтверждающих такие расходы и оформленных в соответствии с законодательством. С 1 сентября 2026 года для ряда перевозочных документов обязательным становится электронный формат.

Поэтому применение бумажной формы вне предусмотренных законодательством случаев может повлечь налоговые последствия:

• отказ в признании расходов на перевозку;
• увеличение базы по налогу на прибыль или налогу при УСН;
• отказ в вычете НДС;
• доначисление пеней;
• штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ в размере 20% от суммы недоимки.

Этот вопрос отдельно поднял глава Бурятии Алексей Цыденов, который также возглавляет Комиссию Государственного совета по направлению «Эффективная транспортная система». Он отметил, что если бумажная транспортная накладная признается допустимой в исключительных случаях, необходимо определить ее статус как надлежащего документа для целей налогового учета.

В качестве решения предложено поручить Минфину и ФНС подготовить совместные разъяснения о признании бумажных перевозочных документов, оформленных в предусмотренных исключительных случаях, надлежащими первичными документами.

Правоприменение: почему нужны разъяснения для контролеров

Алексей Цыденов также обратил внимание на риск неоднородной практики со стороны контрольных органов. При проверке инспектор, обнаружив бумажный документ вместо электронного, может попытаться применить общие составы КоАП РФ. Возможна и обратная ситуация, когда документы оформлены в электронном виде, но у водителя требуют предъявить бумажные документы.

Для формирования единообразной практики предложено подготовить совместные рекомендации для контрольных органов и довести их до территориальных подразделений. В этой работе должны участвовать:

• ГИБДД;
• Ространснадзор;
• транспортная прокуратура;
• другие органы, участвующие в контроле перевозок.

Отдельно отмечено, что нештрафуемый период должен распространяться не только на проверки ГИБДД, но и на Ространснадзор

Аварийный режим: что пока не урегулировано

Минтранс разрабатывает аварийный режим для случаев технических сбоев, отсутствия интернета или недоступности операторов. Однако порядок действий при длительном отсутствии связи пока не урегулирован.

Пока не урегулирован порядок оформления приемки груза и подтверждения его передачи, если электронные документы невозможно оформить своевременно.

Для решения этой проблемы Минтрансу и ФНС предложено подготовить методические рекомендации. Они должны определить порядок оформления приемки груза и других перевозочных документов при отсутствии доступа к интернету.

Штрафы и ответственность: что уже известно

Специального штрафа для юридических лиц за использование бумажной транспортной накладной вместо электронной пока нет. Соответствующий законопроект еще не принят. При этом за отсутствие транспортной накладной при перевозке водителю по-прежнему грозит предупреждение или штраф 500 руб. по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Для экспедиторских компаний уже предусмотрены отдельные составы административной ответственности по ст. 11.14.3 КоАП РФ. Основные требования и размеры штрафов приведены в таблице.

Что означает период до 1 марта 2027 года для участников ВЭД и логистики

До 1 марта 2027 года перевозчики могут использовать переходный период для настройки процессов и подготовки к обязательной работе с ЭПД.

До начала полноценного контроля рекомендуется:

• проверить готовность учетных систем к работе с ЭПД;
• подключить аккредитованного оператора ГИС ЭПД и оформить электронные подписи;
• настроить обмен электронными документами с контрагентами;
• обучить сотрудников работе с ЭПД;
• определить порядок действий при технических сбоях и отсутствии интернета.

Для участников ВЭД важно заранее определить, какие перевозочные документы оформляются на бумаге в предусмотренных законодательством исключительных случаях, а какие должны составляться в электронном виде.

Итоговый вывод: реформа переходит из стадии эксперимента в стадию обязательного применения

Обязательный переход на электронные перевозочные документы сохраняется, а нештрафуемый период до 1 марта 2027 года предназначен только для адаптации бизнеса к новым требованиям.

Перевозчикам не стоит рассчитывать на дальнейший перенос реформы. До 1 сентября 2026 года важно завершить подготовку к работе с ГИС ЭПД, а переходный период использовать для настройки процессов и устранения возможных проблем.

После завершения переходного периода ключевым станет уже не вопрос использования бумажных документов, а готовность компании работать с электронными перевозочными документами в ежедневном режиме.

Настроить работу с ЭПД, обмен документами с контрагентами и взаимодействие с ГИС ЭПД помогает Контур.Логистика.