На смену бумажным носителям постепенно приходит электронный документооборот. И вот теперь дело дошло до сферы закупок. Рассмотрим порядок электронного документооборота, а также его преимущества в сфере закупок.

Что такое электронный документооборот

Постоянный круговорот документов неизбежен в деятельности поставщика. От электронных торговых площадок (ЭТП) к нему поступают счета-оферты, при этом необходимо отправить акты о приёмке заказчику.

Ведение бумажной документации сопряжено с такими трудозатратами как:

• ручное составление и заполнение всех документов
• распечатка
• передача на подпись ответственным лицам
• доставка документа к месту назначения почтой или курьером

Электронный документооборот избавляет поставщика от всех подобных процедур и позволяет обмениваться документами в специальной системе. Отчасти поставщики и так используют ЭДО, поскольку заявки подаются только в электронной форме с квалифицированной электронной подписью. Предложение осуществляется также в электронной форме.

Электронный документооборот позволит поставщику:

• принимать закрывающие документы от операторов ЭТП
• отправлять заказчику сформированные документы о приёмке

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот, несомненно, обладает рядом преимуществ перед бумажным аналогом:

• после подписания документа электронной подписью внести в него новые сведения не представляется возможным, это избавить от риска подлога документов
• для бумажных документов требуется достаточное количество места для хранения, тогда как электронные документы хранятся на сервере
• для бумажных документов нужно разработать систему, по которой можно будет быстро обнаружить нужную бумагу, тогда в электронном архиве требуется всего пара кликов
• через электронный документооборот документы доставляются конечному получателю мгновенно, отсутствует риск потери в дороге или порче
• квалифицированная электронная подпись гарантирует полную юридическую силу документам, которая никак не уступает бумажным аналогам

Электронная торговая площадка

Через ЭТП поставщики получают такие закрывающие документы как:

• акты
• счета-фактуры
• универсальные передаточные документы

Поставщик может самостоятельно решить использовать ЭДО или бумажный накопитель, однако отдельные площадки полностью перевели свой документооборот в электронную форму, например, Росэлторг.

На сайте Федеральной налоговой службы имеется перечень операторов, которые обеспечат электронный документооборот между поставщиком и электронной площадкой.

Некоторые электронные площадки осуществляют связь только через своих операторов, однако есть и те, на которых оператора можно выбрать самостоятельно. Данные сведения также имеются на сайте ФНС.

Чтобы подключиться к электронному документообороту с одной или несколькими площадками достаточно отправить соответствующее заявление выбранному оператору, специалисты которого произведут все необходимые настройки.

Электронное актирование при приёмке в ЕИС

Начиная с 2020 года в Единой информационной системе (ЕИС) было запущено электронное актирование при приёмке товаров. До конца 2020 года участники торгов на своё усмотрение выбирают способ обмена данными: в бумажном или электронном виде.

Стоит отметить, что электронная форма должна использоваться обеими сторонами, использование в одностороннем порядке недопустимо.

Пока переход на электронный вид не будет завершён окончательно, некоторые бумаги придётся по-прежнему оформлять на бумажном носителе, а далее загружать в ЕИС сканированный вариант. К таким документам относятся:

• заключение экспертизы
• сведения о частичной приёмке
• отказ от приёмки с указанием причин
• декларация на продукцию
• подтверждение страны происхождения товара

Электронная приёмка недоступна для товаров, используемых в ходе выполнения работ по контракту, также недоступна.

С 1 декабря 2020 года электронное актирование будет обязательным.

Цель перехода на электронный документооборот

Пока на территории страны действует переходный период с переходом на электронный документооборот лучше не затягивать. Поскольку чем раньше организация перейдёт на ЭДО, тем меньше будет допущено ошибок и можно тщательнее изучить принцип работы.

Преимущества использования электронного документооборота:

• участники всегда имеют доступ к текущим документам, легко отслеживаться этапы рассмотрения, при изменении статуса которых приходит соответствующее уведомление
• поскольку система оказывает помощь при заполнении документов, то совершается гораздо меньше ошибок: исключаются опечатки, недостаточность символов в ИНН или расчётном счёте, система в автоматическом режиме проверяет, заполнены ли все обязательные поля

Будущее ЭДО в ЕИС

В дальнейшем планируется интегрировать в систему данные бухгалтерского учёта участников, это позволит в автоматическом режиме загружать сведения о товарах из ЕИС. Системой будут блокироваться средства на расчётном счёте заказчика после подписания соответствующего акта о приёмке.

Уже начиная с 2021 года все участники торгов должны будут использовать электронный документооборот.

Электронная приёмка доступна только при осуществлении торгов по 44-ФЗ, но в дальнейшем планируется применять подобную норму и к 223-ФЗ. Правда, применять её можно будет только по желанию заказчика.

Переход на ЭДО в закупках

Электронный документооборот постепенно поглощает сферу закупок. Ещё в начале года участники сами выбирали способ обмена данными, но уже с декабря им придётся приспосабливаться к новым реалиям и забыть о бумажных документах в приёмке. Поэтому чем раньше организация осуществит переход, тем больше опыта сможет накопить к моменту обязательного использования ЭДО.

Электронное активирование оформляется на этапе исполнения контракта. Данную функцию выполняет заказчик, который в нужном контракте выбирает в контекстном меню пункт «Предусмотреть формирование документов о приёмке в электронной форме». После чего поставщик получит доступ к формированию документа об исполнении контрактных обязательств.