Что входит в закупочную документацию

Под закупочной документацией понимается совокупность всех документов, регламентирующих проведение тендера. Она включает, в частности, включает информацию:

• технического характера — описание предмета, его характеристик;
• юридического характера — на каких условиях должен исполняться контракт, какие санкции налагаются за его нарушение, права и обязанности сторон и так далее.

По сути, полный комплект документов, без которого невозможно проведение закупки, и составляет закупочную документацию.

Если ведутся открытые торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, то закупочная документация в обязательном порядке размещается в ЕИС. Она находится в открытом доступе и бесплатна для всех желающих.

Закрытые процедуры по упомянутым законам проводятся по другим правилам. Документация в открытом доступе не размещается. Познакомиться с ней могут те поставщики, кто получил приглашение поучаствовать в закрытой закупке. Если такое предложение заинтересовало, и поставщик хочет ознакомиться с документацией, то он делает заказчику соответствующий запрос.

В коммерческих торгах все иначе. Они не регулируются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, и для них не установлено требований о доступности документации. Поэтому размещаться она может на площадках, где проводятся торги. Доступ к ней могут получить только зарегистрированные пользователи ЭТП, а порой за это нужно платить дополнительно.

Какой должна быть документация закупки

Есть правила, в соответствии с которыми государственные и корпоративные заказчики должны разрабатывать документацию. Они следуют из принципов, на которых базируется вся система государственных и коммерческих закупок. Основные из них таковы:

1. Документация должна быть прозрачной, доступной и понятной любому, кому она может быть интересна.
2. Она должна учитывать требования честной конкуренции и не нарушать их.
3. В документах должны применяться общеприняты понятия, а если используются специфические термины, должна быть ссылка на технические регламенты (ГОСТы, СНиПы).

Отличия в структуре закупочной документации по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Как и многие другие вопросы, закон 44-ФЗ четкой регламентирует состав закупочной документации. В нее включается:

1. Информационная карта;
2. Форма заявки (необязательно);
3. Инструкция по составлению заявки;
4. Обоснование начальной максимальной цены;
5. Проект контракта;
6. Техническое задание.

Если заглянуть в ЕИС, то можно увидеть, что заказчики размещают документацию в разных вариантах. Это может быть один файл, в который включены все ее составные части. Но может быть и набор отдельных файлов, каждый из которых вмещает один или несколько разделов документации. Их название также могут различаться. Например, техническое задание может быть названо Аукционным заданием, Технической информацией, Описанием объекта закупки и так далее.

Заказчики по 223-ФЗ могут составлять документацию по похожей структуре, но тут все зависит от того, что прописано в Положении о закупке. Так может выглядеть документация для торгов по закону 223-ФЗ:

Получается, что в торгах по 223-ФЗ документация может иметь более разветвленную и углубленную структуру. При этом есть такой нюанс: важные требования, которые нужно учитывать при составлении заявки, могут содержаться в любом разделе этой документации. Чтобы корректно составить заявку, поставщику придется ознакомиться с каждым разделом и подразделом. Иначе можно пропустить что-то важное, из-за чего заявка будет отклонена.

Блоки закупочной документации по 44-ФЗ

Извещение

Извещение содержит общую информацию о процедуре. Оно стоит особняком от остальных документов, поскольку размещается в ЕИС отдельно:

Поля, на которые исполнителю следует обратить особое внимание:

• ЭТП, на которой будет проводиться закупка;
• дата и время окончания подачи заявки;
• даты рассмотрения первых и вторых частей заявки;
• НМЦК;
• сроки исполнения контракта;
• обеспечение заявки и контракта;
• требования к участникам и ограничения, если они установлены (например, закупка для субъектов малого предпринимательства).

Важный момент! В извещении указано время окончания подачи заявок. Это время, соответствующее часовому поясу заказчика. Если исполнитель находится в другом поясе, он должен это учитывать, чтобы не опоздать с подачей заявки.

Информационная карта

В этом разделе документации содержатся все требования, которые предъявляются к исполнителю в рамках конкретной закупки. Эти требования бывают едиными (прописаны в части 1 статьи 31 закона 44-ФЗ) и дополнительными. Последние применяются только в случаях, когда работает постановление Правительства № 99.

Поставщики подтверждают соответствие единым требованиям декларацией, которая формируется средствами ЭТП. Предоставлять какие-то иные документы (например, об отсутствии налоговой задолженности и т. д.) необходимости нет.

Однако если для исполнения контракта нужна, например, лицензии или допуска СРО, то такие документы нужно представить. Подобные требования должны содержаться в информационной карте. Причем заказчик должен указать, какой именно документ ему нужен. Если он этого не сделал, стоит подать запрос на разъяснение.

Техническое задание

В Техническом задании (ТЗ) содержится требования к объекту закупки. Изучив его, поставщик должен дать себе отчет в том, сможет ли он исполнить контракт, то есть поставить нужные товары или выполнить работы. ТЗ должно содержать максимально подробное описание объекта закупки и его конкретные параметры.

Читая техническое задание, важно обращать внимание на формулировки, которые применяет заказчик. Некоторые из них толкуются неоднозначно. Бывает, что заказчик вкладывает в формулировку один смысл, а поставщик понимает это по-другому. В итоге возникает ошибка при заполнении заявки, и заказчик ее отклоняет. Например, такие фразы как «не больше», «не меньше», «от… до…», знаки, символы и прочее. Дело в том, что если заказчик пишет, например, что ширина должно быть «не менее 90 см», он может подразумевать следующее:

• поставщик должен поставить изделие шириной более 90 см включительно (как того требуют правила математики), то есть 90 см входит в этот диапазон;
• 90 см не включается в диапазон, хоть это и противоречит математическим правилам.

На изображении выше в графе 6 представлено пояснение для участников закупки о том, как именно они должны указывать характеристики товаров. Например, про параметр «Назначение» оговорено, что его нужно перенести в заявку в том виде, как сформулировал заказчик (то есть менять формулировки нельзя). А вот насчет некоторых других параметров правила иные. Заказчик указывает в Техническом задании, что товар (марля медицинская) должен иметь поверхностную плотность «не менее 39» г/кв. метр и ширину «не менее 90» см. И тут же он поясняет, что в заявке поставщик должен указать единственное значение в отношении этих параметров, то есть точную ширину конкретно той марли, которую он предлагает к поставке. Она должна быть равна или больше установленного заказчиком размера. Таким образом, поставщик должен указать, что предлагает марлю шириной, например, 90 см (или 100, 110 и так далее). А вот если написать, что ширина марли «не менее 90 см», заявку отклонят. То же самое произойдет, если указать ширина 80 см, поскольку это значение не входит в диапазон, установленный в ТЗ. Такие же условия прописаны и для параметра «поверхностная плотность».

Инструкция по заполнению заявки

Описанное выше можно также увидеть в инструкции по заполнению заявки, которая приложена к рассматриваемой закупке. Здесь заказчик приводит примеры того, как поставщику следует сформулировать характеристики предлагаемого товара. На следующем изображении приведена выдержка из инструкции в виде таблицы, где приводятся такие примеры:

Распространенный пример субъективного толкования — знак «/». В закупке, фрагмент инструкции которого приведен на следующем изображении, заказчик использует это знак в значении союза «или». Если в ТЗ указано, что нужно изделие шириной 90/100 см, поставщик в заявке должен указать «ширина 90 см» или «ширина 100 см». Тут же заказчик указывает, что если этот знак применяется в соответствии с типовыми правилами обозначений, то он не интерпретируется как союз «или». Приводится пример такого использования — он встречается в названии сухого трансформатора:

Тот же самый знак «/» может быть интерпретирован иначе. Например, запись «90/100» может обозначать любое значение в диапазоне от 90 до 100. Поэтому важно убедиться, что поставщик понял смысл, который в подобные обозначения вложил конкретный заказчик.

Форма заявки — необязательный элемент

В торгах по 44-ФЗ поставщик не обязан применять форму заявки, которую предлагает заказчик. В документации ее может и вовсе не быть. Хотя чаще такая форма присутствует, но носит рекомендательный характер. Закон не ограничивает поставщика в этом смысле — он может изложить характеристики товара в любой форме. Главное, чтобы все они были перечислены и представлены в том формате, который заказчик указал.

Если говорить о закупках по 223-ФЗ, то здесь совсем другая ситуация. Закачки могут сами устанавливать многие правил. Зачастую для своего удобства они разрабатывают универсальные формы заявок и прописывают, что они обязательны для поставщиков. То же самое относится и коммерческим торгам. Таким образом, если в документации корпоративной или коммерческой закупки присутствует форма заявки, и на ней не указано, что она рекомендованная, то следует воспользоваться именно ею.

Проект контракта

Необходимо крайне внимательно ознакомиться с проектом контракта. Это нужно сделать на этапе принятия решения о том, стоит ли вообще участвовать в закупке. У поставщика должна быть полная уверенность в том, что он может качественно выполнить все пункты контракта. Ведь если хотя бы что-то не будет сделано либо будет исполнено некачественно, он не только потеряет обеспечение, но и попадет в Реестр недобросовестных поставщиков. Это значит, что в ближайшие 2 года он не сможет принимать участие в закупках.

При возникновении любых вопросов по тексту контракта стоит запросить разъяснение у заказчика. Не нужно рассчитывать на то, что можно будет уладить все спорные моменты потом. В рамках процедуры заключения контракта есть однократная возможность подать протокол разногласий, но это не относится к существенным условиям контракта. Через протокол можно указать закачку, что он, например, ошибся при внесении данных контракт, допустил отпечатки и так далее. А вот, допустим, изменить срок исполнения контракта, цену и другие существенные условия нельзя. Также нельзя и отказаться от исполнения контракта, когда одержана победа в тендере. Если победитель не подпишет контракт или не внесет в срок обеспечение контракта, он будет признан недобросовестным.

Нарушения в документации

Мы уже неоднократно писали о том, что иногда заказчики намеренно запутывают и усложняют документацию, включают в нее неверные формулировки. Таким образом они пытаются отдать тендер «своему» поставщику, нарушая законодательство о закупках и о защите конкуренции. Ошибки в документации могут быть допущены и случайно, особенно сейчас, когда процедуры кардинально изменились. Еще не все заказчики адаптировались к новым условия и научились правильно составлять документацию к электронным закупкам.

Например, заказчик может прописать, что в первой части заявки на конкурс в электронной форме поставщик должен указать наименование своей организации. Раньше, когда конкурс проводились в бумажном виде, поставщик указывал свое наименование в заявке. Но в электронных конкурсах заявка состоит из двух частей, и в первой части указывать наименование поставщику запрещено. Включив в документацию такое требование, заказчик нарушает закон 44-ФЗ. Рекомендуется обратиться к нему за разъяснением.

На изображение ниже приводится форма запроса на разъяснение, которая подается через ЭТП. Достаточно заполнить всего несколько полей и ввести текст запроса. Прикреплять документы необязательно.

Запрос должен быть рассмотрен заказчиком и разъяснен в течение 2 рабочих дней. Если этого не происходит либо разъяснение не удовлетворило поставщика, он может обратиться с жалобой в ФАС.