По условиям контракта взыскание штрафных санкций – обязанность заказчика, а не право.

В претензионно-исковой работе заказчик руководствуется нормами:

• Гражданского кодекса РФ
• Закона № 44-ФЗ
• Арбитражного процессуального кодекса РФ
• иными НПА, которые устанавливают отдельные требования, исходя из специфики предмета контракта

Постановление Правительства РФ от 30.08.2017 № 1042 и Типовые контракты (которые действуют до 31.12.2021) регулируют ответственность сторон по контрактам, которые заключаются по итогам закупочных процедур. Основные формы ответственности – штраф и пеня.

Задачи претензионной работы:

1. Контроль за добросовестным исполнением обязательств по контракту (договору).
2. Досудебное урегулирование споров.
3. Взыскание с недобросовестных поставщиков, подрядчиков, исполнителей пеней и штрафных санкций.

Предварительно заказчику необходимо:

• определить должностное лицо, которое будет отвечать за претензионную работу со стороны организации (Заказчика)
• закрепить функциональные обязанности работника в должностной инструкции
• определить порядок регистрации исходящих и входящих претензий по заключённым контрактам и по судебным разбирательствам

В основном такие обязанности исполняет юридический отдел либо отдельное должностное лицо с юридическим образованием.

Некоторые заказчики разрабатывают и утверждают регламент по осуществлению претензионной работы, где детально описывают алгоритм передачи материалов из закупочного подразделения в юридическое, сроки, порядок направления претензии и ответа на неё, сроки направления исковых заявлений, порядок участия в судебных заседаниях, ведения реестров, журналов и т.д.

Необходимо определить сотрудника, который будет контролировать исполнение обязательств по заключённым договорам (сроки исполнения, объём, количество, качество и т.д.).

Рассмотрим этапы претензионной работы со стороны заказчика:

1. Допретензионный этап

Заказчик выявляет нарушения условий исполнения/неисполнения обязательств по контракту (договору) и фиксирует их в соответствующем акте.

Каждое нарушение условий контракта необходимо задокументировать и обязательно уведомить нарушителя, пригласить его на составление акта. Для этого нужно оформить в свободной форме письмо-вызов исполнителя по адресу либо на объект заказчика, указать в нём суть нарушения и направить по электронной почте/факсу/по почте с подтверждением доставки / вручить представителю под роспись.

На этом этапе максимально фиксируются все нарушения. Подтверждающие документы оформляются по требованиям законодательства РФ и действующего контракта. Если контрагент не собирается устранять недостатки либо не выходит на связь, заказчик переходит к подготовке претензии.

2. Претензионный этап

Заказчик формирует претензию и документы, подтверждающие факт нарушения.

Цель этапа: получить неустойку за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательства.

Помимо неустойки, заказчик может взыскать убытки, которые он понёс из-за ненадлежащего исполнения / неисполнения обязательств по контракту.

Законодательство о закупках не регламентирует срок формирования и рассмотрения претензии. Заказчик устанавливает сроки в проекте контракта. Как правило, минимальный срок рассмотрения претензии – 10 календарных дней, максимальный – 30.

Если в Проекте контракта срок не указан, его необходимо прописать в тексте направляемого документа (с учётом норм ГК РФ о переносе срока с выходного дня на следующий рабочий).

Заказчику необходимо отразить в претензии:

• информацию по действующему контракту: номер, дату заключения
• данные о сторонах контракта: наименование каждой стороны, юридический и почтовый адрес
• нарушенные обязательства
• мера ответственности и её основание
• размер денежного требования заказчика по условиям контракта (с приложением детального расчёта)
• реквизиты счёта в банке для перечисления денежных средств
• чёткие сроки на добровольное исполнение денежного требования или направления возражения по указанным в претензии требованиям
• требование о расторжении контракта по соглашению сторон (при необходимости) или иные условия исходя из нарушения условий контракта
• документы, подтверждающие факт нарушения

Направление документов поставщику/подрядчику/исполнителю

Необходимо отразить претензионную работу в реестре контрактов в ЕИС.

Если контрагент не реагирует на полученную претензию, необходимо сформировать исковое заявление и отправить его в суд.

Меры по факту нарушения условий контракта/договора

При систематическом неисполнении / ненадлежащем исполнении обязательств по контракту заказчик вправе его расторгнуть по соглашению сторон, в суде или в одностороннем порядке (по контракту и законодательству).

Претензионный порядок применяется в любом случае.

Важно: в 44-ФЗ в 2021 году внесены изменения, которые позволили заказчику на легитимной основе уменьшать сумму оплаты по контракту на размер штрафа и пеней, начисленных за ненадлежащее исполнение контрагентом обязательств.

3. Подготовка и направление искового заявления в суд

Данный этап имеет принудительную составляющую: если требования об уплате штрафа, пеней не были исполнены контрагентом на добровольной основе, заказчик по ст. 125 АПК РФ формирует и направляет в суд исковое заявление.

Подробный перечень документов, которые прилагаются к исковому заявлению, установлен ст. 126 АПК РФ.

Важно: при подаче иска заказчик (бюджетное учреждение) не освобождается от уплаты государственной пошлины (п. 1.1 ч. 1 ст. 333.37 НК РФ).

Заказчик должен отразить в иске:

• точное и чёткое обоснование предмета иска со всеми подтверждающими документами
• доказательство проведения претензионной работы
• детальный расчёт исковых требований
• документальное подтверждение факта предоставления копии иска ответчику
• подтверждение полномочий лица, подписавшего исковое заявление

Типовые ошибки

По итогам 2020 года выявлено, что более 20% заказчиков не ведут претензионно-исковую работу по контрактам в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Большую часть контрактов по 44-ФЗ заказчики расторгают по соглашению сторон, не учитывая претензионный порядок и обязанность востребовать с нарушителя пени и штрафы.

Естественно, для заказчика претензионный порядок – затраты времени и труда, но не следует забывать, что такая работа при правильном подходе может сохранить контракт и закрыть потребности заказчика в товаре.

Сейчас распространено утверждение методологических рекомендаций по ведению претензионно-исковой работы на региональном уровне (со всеми формами исходящих документов, листов регистрации, шаблонов претензий и т.д.).

Претензионная работа по договорам по Закону № 223-ФЗ осуществляется так же, но с учётом норм законодательства. К примеру, если ответчиков несколько (при закупках с несколькими выбранными победителями), то претензию нужно направлять каждому отдельно.

Заказчик в любом случае обязан пройти этап досудебного урегулирования спора.

Важно: уведомление контрагента о намерении обратиться в суд не является исполнением претензионного порядка заказчиком.

Претензионную работу активно автоматизируют: её переведут в электронную форму – все документы можно будет направить через ЕИС. Это упростит и ускорит работу заказчика.