В отличие от государственных организаций, коммерческие структуры осуществляют централизованные закупки по своей инициативе. Главная цель этого ‒ финансовая и временная экономия при закупке требующихся товаров и услуг:

• объединение закупок позволяет покупать продукцию по наименьшей цене. Допустим, одна пачка офисной бумаги стоит 500‒550 рублей. При совершении единой закупки для всех подразделений возможна экономия в объёме 30‒40%
• условия договоров, заключённых на длительный срок, позволяют зафиксировать курс валюты, в которой ведутся расчёты, и не почувствовать негативных последствий инфляции

Может ли победить в торгах компания, принимающая участие первый раз?

Перечень требований к организации зависит от покупаемого товара. Когда предметом закупки являются рядовые товары или услуги: канцелярские товары, мелкие бытовые приборы ‒ то особых требований к поставщику не предъявляется. Подобные тендеры заканчиваются победой организации, которая предложила самую низкую цену.

Читайте также: 5 правил для тех, кто хочет выиграть тендер

Если закупается сложный многофункциональный товар, то заказчик выдвигает дополнительные требования к поставщику:

• наличие лицензии на право выполнения отдельных видов работ или свидетельства о членстве в саморегулируемой организации
• имеющийся опыт осуществления подобных работ
• сумма доходов за последний финансовый год
• оснащённость оборудованием, наличие собственного производства, специалистов в данном направлении
• имеющиеся представительства разных регионах

Исходя из опыта отдела сопровождения торгов СКБ Контур, большая часть закупок ведётся в реальной конкурентной борьбе. При этом одерживает победу организация, предложившая наиболее привлекательную цену, до этого не взаимодействовавшая с заказчиком. Подобных случаев очень много в разных направлениях закупочной деятельности.

Когда участник закупки уверен, что имеет место нарушение его прав или искусственное ограничение конкуренции, необходимо направить жалобу в ФАС (См. подробнее: “Жалобы в ФАС при закупках по 223-ФЗ“). Следует учитывать, что процесс рассмотрения антимонопольным органом жалоб на коммерческих заказчиков и ЭТП несколько длиннее, чем при госзакупках. В соответствии с ч. 4 ст. 44 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ на него отводится до 30 дней. По результатам проверки заказчику может быть вынесено предписание о перечислении в бюджет суммы, полученной результате данных действий.

Читайте также: Информационная система «Независимый регистратор»

Физлицо, ИП, ООО — кому выгоднее участвовать в закупках

Обычно заказчики не устанавливают требований к юридическому статусу организаций-исполнителей. К примеру, Положение о закупках АО «Почта России» содержится следующее определение: «Участник ‒ любое юридическое лицо или несколько юридических лиц, выступающих на стороне одного участника закупки, независимо от организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения)….».

На что обратить внимание физлицу:

• для физлиц возможна регистрация на ЭТП и дальнейшее участие в торгах, как и для остальных участников, но есть определенные ограничения и особенности
• чаще всего физлица принимают участие в небольших закупках, когда не требуется регистрироваться в качестве ИП или ООО. Как правило, это аукционы по приобретению недвижимости, оказанию услуг лицами творческих профессий и др. Закрытого списка таких услуг нет
• аккредитация на ЭТП для физических лиц предельно простая. Необходимо представить отсканированную копию паспорта и свидетельство о присвоении ИНН. Кроме того, надо внести на площадке информацию о банковских реквизитах и контактных данных
• если заказчик заключает контракт с физлицом, он самостоятельно удерживает с него сумму НДФЛ

Если предполагается регулярное участие физлица в государственных и коммерческих закупках, то рекомендуем зарегистрироваться в качестве ИП или создать ООО.

На что обратить внимание ИП:

• помните, что ИП отвечает по имеющимся обязательствам всем имуществом, в том числе после ликвидации
• заказчик самостоятельно определяет, порядок подсчёта цены ‒ с НДС или без. Если ИП находится на «упрощёнке» и не платит НДС, то вероятно возникновение случая, когда заказчик вычитает 20% от цены. Следует внимательно изучать проект контракта на предмет указания действий заказчика в случае победы участника, находящегося на УСН. Если данная информация отсутствует, надо послать запрос на разъяснение

На что обратить внимание юрлицам:

• находясь на «упрощёнке», нужно тщательно изучить условия оплаты
• подготовка документов различается в зависимости от вида юрлица
• наиболее простой вариант ‒ создание ООО с одним учредителем: для принятия решений не требуется организовывать общее собрание участников

Изучаем закупочную документацию: на что обратить внимание

Коммерческие закупки осуществляются в соответствии с нормативными актами:

• статьи 447‒449, 1057‒1061 Гражданского кодекса
• положение о закупочной деятельности конкретного заказчика

Участник, чтобы обезопасить себя, подавая заявку, должен изучить:

• положение о закупках заказчика
• проект контракта (договора)
• техническое задание

При этом важно учесть:

1. Прописанные в Положении о закупке условия, на которых будет заключён контракт

• сроки подписания контракта с победителем
• возможность отказа от заключения контракта со стороны заказчика и победителя аукциона
• возможность перехода права заключить контракт к занявшему 2-е место участнику
• сроки возврата обеспечительной суммы
• как могут дисквалифицировать исполнителя

Пример: Организацией была подана заявка на участие в конкурсе. Она была единственной и полностью отвечала необходимым требованиям. Однако заказчик посчитал, что подписывать контракт на поставку с начальной максимальной ценой ему невыгодно, поэтому затребовал с организации обоснование цены, а также её снижение на 10%. Данная возможность содержалась в его положении о закупке, поэтому он имеет право изменять цену контракта.

2. Наличие основных документов. Некоторые из них лучше сформировать заранее. Заказчики имеют право запрашивать те документы, какие посчитают необходимыми. Как правило, заказчикам необходимы одни и те же сведения, поэтому сформировав весь пакет пару раз, в дальнейшем вы будете делать это быстрее. Регулярное участие в закупках способствует формированию отлаженного механизма подготовки заявочной документации.
3. Из чего складывается итоговая цена контракта. Обычно цену составляют:

• налоги и сборы
• иные обязательные платежи
• тара и упаковка, а также маркировка
• доставка, погрузка, разгрузка, установка

Вопрос об НДС при закупках часто вызывает дискуссии. Большинство коммерческих заказчиков принимают собственные правила для расчета цены.

Пример: Был объявлен аукцион на поставку автобуса. Начальная максимальная цена составляла 1,2 миллиона рублей. Организация-победитель находится на «упрощёнке» (освобождена от НДС) и предлагает цену 1 миллион рублей. Некоторые заказчики считают, что в контракте должна быть указана цена 1 млн руб., а другие считают, что из цены нужно вычесть НДС 20% – руб.

4. Реальность выполнения всех условий контракта. Заказчики вправе устанавливать собственные требования для поставщиков. Допустим, они желают взаимодействовать с организациями, существующими на рынке не менее года, являются официальным представителем производителя и имеют опыт исполнения госконтрактов.

Пример: Представители сервисной организации победили в закупке на обслуживание автотранспорта и не учли требование, содержащееся в документации, об обязательности статуса официального дилера, потому что машины заказчика были на гарантии. Одержав победу, сотрудники автосервиса не смогли предоставить официальный подтверждающий документ. Поэтому, чтобы сохранить деловую репутацию, они вынуждены были согласовать такие невыгодные условия: заказчик доставляет автомобили по адресу исполнителя, а дальше тот направляет их в официальный дилерский центр и организует ремонт за собственный счет.

Сколько стоит участие в коммерческих торгах?

При желании принять участие в торгах, проводимых на ЭТП, необходимо будет за это заплатить. Отдельные площадки предоставляют льготы малому бизнесу, другие удерживают плату лишь с победителя, третьи дают возможность бесплатно участвовать до конкретной суммы.

Разница с госзакупками состоит в том, что в подобных торгах нечасто выдвигается требование об обеспечении заявки. При этом требование по обеспечению договора в документации бывает.

Пример: В торгах на поставку системы спортивного хронометража во дворец спорта «Молодёжный» (ремонт легкоатлетической арены) на сумму 6 842 391,00 руб. заказчик потребовал обеспечение договора в сумме 5%от НМЦ договора, которая составляет 342 119 (триста сорок две тысячи сто девятнадцать) рублей 55 копеек.

Риск: заказчик не всегда обязан заключать контракт

Коммерческие закупки отличаются значительной свободой, однако при этом меньшей ясностью. Возможно одержать победу в выгодном тендере, однако заказчик может не заключить контракт, передумав. Он вправе сделать это, основываясь на собственном Положении о закупках.

В качестве примера приведём содержащуюся в Положении о закупке «Почта России» норму: «Осуществление закупок способом электронный магазин не является извещением о проведении торгов или приглашением принять участие в торгах, а также не является офертой или приглашением делать оферты с целью заключения договора. Нормы права, предусмотренные статьями 437, 447-449 Гражданского кодекса Российской Федерации к таким процедурам не применяются».

Риск: возможность нарваться на мошенников

Существует пара наиболее частых мошеннических схем, используемых «заказчиками» в коммерческих закупках:

1. Создание фирмы-однодневки с дальнейшей регистрацией на ЭТП в качестве организатора торгов. Последующее объявление определённого числа закупок на большие суммы, сбор обеспечения, предоставленного участниками. Затем представитель подобной «фирмы» пропадает вместе с деньгами.
2. Требование предоставления участниками сертификата добросовестного поставщика или иного необязательного документа. Одновременно происходит создание организации, оперативно выдающей подобные сертификаты за 30‒50 тыс. руб.

Чтобы избежать мошенничества, надо проанализировать заказчика. Узнать, давно ли он работает в данной сфере? Имеются ли признаки фирмы-однодневки? Имеются ли сведения о ведущихся арбитражных делах в связи с невыплатой контрагентам?

Здесь изложены самые главные правила, знание которых обезопасит в начале закупочной деятельности. Естественно, в закупках имеется ещё немало «подводных камней», но вы обязательно разберетесь, как только начнете действовать.