Тендеры на программное обеспечение редко сводятся к простой покупке лицензии. В одной закупке заказчик может искать подписку, в другой — внедрение и сопровождение, в третьей — доступ к SaaS, миграцию данных и техподдержку в одном пакете. Из-за этого поставщику мало ориентироваться только в закупочных процедурах: нужно понимать сам ИТ-продукт, модель его поставки и требования к правам на использование.

Главная сложность таких закупок в том, что ошибка часто возникает не на этапе цены, а раньше — при чтении документации. Если не заметить требования к лицензированию, совместимости, составу услуг или подтверждению происхождения ПО, заявку можно потерять еще до сравнения предложений.

Участие в тендерах на ПО начинается не с подачи заявки, а с точной оценки предмета закупки.

Где проходят тендеры на программное обеспечение

Закупки программного обеспечения проходят по 44-ФЗ, по 223-ФЗ и в коммерческом сегменте, но правила участия в них заметно отличаются. По 44-ФЗ закупают для государственных и муниципальных нужд, где процедуры строго формализованы. По 223-ФЗ работают отдельные виды юридических лиц, и здесь поставщику важно учитывать не только требования закона, но и положение о закупке конкретного заказчика. В коммерческих тендерах правила определяют сами заказчики и площадки, поэтому больше свободы остается по срокам, составу заявки и критериям отбора. Из-за этого одно и то же программное обеспечение может закупаться по совершенно разным условиям.

Кто может участвовать в тендерах на ПО

По 44-ФЗ участвовать в закупке может и компания, и физлицо, в том числе ИП, если они соответствуют установленным требованиям. По 223-ФЗ логика похожая: участвовать вправе любые юрлица, физлица и предприниматели, если они подходят под условия заказчика. Поэтому тендер на программное обеспечение может быть доступен разработчику, интегратору, реселлеру, ИП и даже физлицу.

Но формального права участвовать недостаточно. В закупках ПО заказчик нередко требует подтвердить:

• право на распространение продукта;
• статус партнера вендора;
• возможность предоставить обновления;
• сопровождение или внедрение.

По этой причине еще до подачи заявки полезно понять, в каком качестве вы выходите в закупку: как правообладатель, официальный партнер, интегратор или посредник.

Как подготовиться к электронной закупке

Сначала нужно закрыть техническую часть участия. Для федеральных ЭТП достаточно регистрации в ЕИС, а для коммерческих площадок обычно нужна отдельная регистрация и аккредитация.

До подачи заявки лучше заранее проверить:

• действует ли регистрация в ЕИС;
• есть ли доступ к нужной площадке;
• можно ли подписывать и отправлять документы без сбоев;
• не истекают ли сроки регистрации или аккредитации в ближайшее время.

Отдельно понадобится квалифицированная электронная подпись. Руководитель получает КЭП в удостоверяющем центре ФНС. Если закупкой занимается сотрудник, ему нужна подпись, оформленная в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре, например в УЦ Контура. Для работы от имени организации сотруднику также потребуется машиночитаемая доверенность.

Во многих закупках уже на входе возникает еще один вопрос – обеспечение заявки. Это залог, который подтверждает серьезность намерений участника заключить контракт или договор в случае победы. Размер обеспечения обычно составляет не более 5% от начальной максимальной цены закупки. Обеспечить заявку можно деньгами или независимой гарантией. Если участник выбирает денежный вариант, в закупках по 44-ФЗ средства переводят на специальный счет, а банк блокирует их на время процедуры. В закупках по 223-ФЗ деньги могут перечисляться как на спецсчет, так и на лицевой счет ЭТП – все зависит от условий конкретного тендера. После заключения контракта или договора обеспечительный платеж возвращают. Если победитель уклонится от сделки, деньги уйдут заказчику.

Как выбрать закупку и понять, стоит ли в нее заходить

После технической подготовки начинается отбор процедур. Для закупок программного обеспечения это особенно важно, потому что похожие по названию тендеры могут скрывать совершенно разный предмет договора. За формулировкой “программное обеспечение” могут стоять лицензии, подписка, доступ к облачному сервису, внедрение, сопровождение или целый комплекс из ПО и услуг.

При отборе закупки стоит проверить несколько вещей:

• что именно закупает заказчик: лицензию, подписку, SaaS, внедрение, поддержку или смешанный объект;
• подходит ли закупка под вашу модель работы;
• сможете ли вы подтвердить права на продукт, доступ, сопровождение или внедрение;
• соответствует ли проект вашим ресурсам, срокам и экономике;
• нет ли в одном лоте задач, которые вы не закроете своими силами.

После этого полезно оценить конкурентоспособность самой закупки. Для этого смотрят, как проходили похожие процедуры у этого заказчика или в вашем регионе:

• какие были начальные цены;
• насколько снижалась цена в ходе торгов;
• сколько участников обычно выходило на процедуру;
• были ли закупки с единственным поставщиком или без заявок вообще;
• по каким причинам отклоняли других участников.

Такой анализ помогает заранее увидеть реальный сценарий торгов и понять, есть ли смысл заходить в процедуру с учетом вашей экономики. Сделать это можно через агрегаторы закупок, например через Контур.Закупки, где доступны завершенные тендеры, статистика по заказчику и история снижения цены.

Как анализировать документацию

После отбора начинается самый важный этап – разбор извещения и техзадания. В извещении смотрят на общие параметры: цену, сроки, требования к участникам, порядок процедуры, обеспечение заявки и проект договора. Но решающее значение в закупках ПО чаще всего имеет техзадание. Именно там заказчик фиксирует, какой продукт он хочет получить и что будет считать надлежащим исполнением.

При чтении техзадания лучше последовательно проверить:

• что именно закупают: лицензию, подписку, сервис, внедрение или смешанный объект;
• какие требования есть к функциональности, совместимости, версиям, интеграциям и безопасности;
• как описаны сроки поставки, предоставления прав, внедрения и поддержки;
• по каким правилам пройдет приемка;
• есть ли требования к происхождению ПО и национальному режиму.

Отдельный риск возникает, когда в одном лоте объединяют лицензии, оборудование, внедрение, обучение и сопровождение. В такой ситуации нужно заранее понять, сможете ли вы закрыть весь объем своими силами или с партнерами. Иначе выигранная закупка быстро превращается в источник проблем.

На этом же этапе нужно проверить национальный режим. Для закупок ПО это уже не формальность. По 44-ФЗ и 223-ФЗ действуют меры, которые могут ограничивать участие иностранного программного обеспечения или давать преимущество российским решениям.

Поэтому до подачи заявки нужно выяснить:

• применяется ли в конкретной процедуре запрет;
• ограничение допуска или преимущество.

Если вы предлагаете российский продукт, важно заранее понять, как подтвердить его происхождение. Если решение иностранное или смешанное, сначала нужно убедиться, что такая заявка вообще допустима. Именно на этом месте участники часто ошибаются.

Как подготовить заявку и ценовое предложение

Когда закупка подходит по предмету, условиям и конкуренции, можно переходить к сборке заявки. В тендерах на ПО обычно нужно подтвердить сразу несколько блоков:

• сведения об участнике;
• соответствие продукта требованиям;
• право поставить или предоставить доступ к решению;
• происхождение программного обеспечения.

Общий принцип здесь простой: заявка должна быть собрана под конкретную закупку, а не по шаблону.

Особенно внимательно стоит делать техническую часть. Ее задача – не пересказать рекламное описание продукта, а показать, как именно решение закрывает требования заказчика. Если в закупке важны конкретная модель лицензии, версии, интеграции, условия поддержки или требования к безопасности, все это нужно раскрывать прямо и однозначно.

Отдельно считают цену. В закупках ПО она почти никогда не равна стоимости одной лицензии. В нее могут входить:

• внедрение;
• интеграции;
• миграция данных;
• доработка;
• обучение пользователей;
• техподдержка;
• продление подписки;
• внутренние расходы на исполнение.

Если смотреть только на базовую стоимость продукта, можно выиграть тендер и уйти в минус уже на этапе исполнения. Поэтому цену лучше считать по структуре: отдельно по лицензиям, отдельно по услугам, отдельно по обязательным расходам.

Чем сложнее закупка, тем важнее заранее видеть всю экономику проекта и понимать, где проходит граница рентабельности.

Как проходит аукцион и что влияет на допуск заявки

Если закупка проводится в форме аукциона, участники подают ценовые предложения в режиме реального времени. У аукциона есть шаг. Обычно он находится в диапазоне от 0,5% до 5% и рассчитывается от начальной цены закупки. Участники по очереди снижают цену с учетом этого шага.

Но в аукционе мало просто предложить минимальную цену. После торгов заказчик рассматривает заявки и ранжирует участников по выгодности предложения. Если в заявке есть ошибки, неполный комплект документов или несоответствие требованиям закупки, участника отклоняют. Поэтому до отправки стоит еще раз проверить:

• сроки;
• состав документов;
• соответствие технической части условиям заказчика;
• корректность ценового предложения;
• требования по каждому лоту, если закупка многолотовая.

В ИТ-закупках это особенно важно: в разных лотах могут быть разные версии продуктов, модели лицензирования и объемы услуг, поэтому на каждый лот обычно подают отдельную заявку.

Что делать после победы

После победы начинается этап, который многие недооценивают. Победителю нужно в установленные сроки подписать контракт или договор с помощью КЭП. Если закупкой предусмотрено обеспечение исполнения, его вносит только победитель – деньгами на счет заказчика или независимой гарантией. Это подтверждает намерение исполнить сделку.

Если победитель не внес обеспечение и не подписал контракт вовремя, его признают уклонившимся от заключения договора. Последствия здесь уже серьезнее обычной ошибки в заявке: участника могут включить в реестр недобросовестных поставщиков.

После подписания договора начинается исполнение. Поставщику нужно вовремя передать:

• лицензии или доступы;
• соблюсти этапность;
• подготовить закрывающие документы;
• а если контракт включает внедрение, поддержку или иные услуги – подтвердить фактический результат.

В закупках ПО заказчик смотрит уже не только на документы, но и на то, работает ли решение так, как было обещано в заявке и договоре.

Типичные ошибки в тендерах на программное обеспечение

Участники чаще всего теряют закупку по повторяющимся причинам. Одна из самых заметных ошибок связана с требованиями к средствам защиты информации. Если заказчик требует сертификат ФСТЭК, а поставщик предлагает обычный софт без нужной маркировки, заявку отклоняют. По анализу практики около 50% отказов в допуске связаны именно с такой проблемой.

Не меньше проблем создают и более привычные ошибки:

• участник не подтверждает права на продукт;
• неправильно понимает предмет закупким;
• не учитывает национальный режим;
• поверхностно заполняет техническую часть;
• слишком поздно начинает считать реальную экономику контракта.

В ИТ-закупках такие промахи особенно чувствительны, потому что здесь формальности тесно связаны с самим содержанием продукта.

Что в итоге

Участвовать в тендерах на программное обеспечение имеет смысл, когда заранее понятны четыре вещи:

• по каким правилам идет закупка;
• в каком качестве вы в нее заходите;
• что именно требует заказчик;
• за счет чего проект останется рентабельным после победы.

Если эти вопросы проработаны заранее, можно отсечь заведомо неподходящие процедуры, не потерять заявку на формальностях и не превратить выигранный контракт в источник убытков.