Поставщиков на конкурсной основе выбирают не только государственные органы и компании, но и частные организации. При этом правила проведения коммерческих тендеров отличаются от правил госзакупок.

Разберём, что такое коммерческие тендеры, их отличие от других закупок и как они проводятся.

Понятие коммерческого тендера

Коммерческий тендер – закупка товаров, работ или услуг (ТРУ), где поставщик выбирается на конкурсной основе, а заказчиком выступает частная компания. В то время как госзакупки проводятся строго в соответствии с законами, правила коммерческих тендеров компании устанавливают самостоятельно.

Обратите внимание: проведение коммерческих тендеров ограничивает только ГК РФ и Федеральный закон от 26 июля 2006 года № 135-ФЗ «О защите конкуренции».

Критерии выбора победителя зависят от:

• вида тендера
• правил компании-заказчика

Информацию о таких тендерах можно найти на сайтах компаний-заказчиков и электронных торговых площадках (ЭТП). Зачастую коммерческие компании, как и госзаказчики, размещают свои тендеры на федеральных ТП:

• Сбербанк-АСТ
• РТС-тендер
• ЭТП Газпромбанка
• ЭТП Фабрикант
• ТЭК-торг
• Российский аукционный дом
• Единая ЭТП
• Агентство по госзаказу республики Татарстан

К примеру, компания МТС размещает объявления о закупках на своём официальном сайте в разделе «Закупки» и проводит их в своей собственной системе. Также МТС публикует сведения о закупках на B2B-Center.

Виды и способы проведения коммерческих тендеров

Обычно компании проводят открытые тендеры и размещают объявление о закупке в открытом доступе. Чтобы подать заявку, участнику потребуется зарегистрироваться на ЭТП.

Если же компания подаёт предложение через свой официальный сайт, потребуется регистрация на сайте. Когда закупка проводится «на бумаге», регистрация на ЭТП или сайте компании не потребуется: заявку можно передать заказчику лично или с помощью курьерской службы.

Следует учесть, что в открытой закупке не всегда могут принять участие все желающие: иногда заказчики могут устраивать предварительный отбор. В таком случае заявку примут только от фирмы, которая соответствует параметрам, установленным заказчиком. К примеру, заказчик может установить требования к опыту или квалификации. Подходящих участников вносят в специальный реестр потенциальных поставщиков или фильтруют при подаче заявки.

Информацию о закрытых тендерах в основном не размещают в публичном доступе. В таких тендерах заказчики самостоятельно находят потенциальных поставщиков и предлагают им поучаствовать в конкурсе на поставку ТРУ.

Заказчики используют следующие способы проведения коммерческих тендеров:

• аукцион — выбор победителя по цене
• конкурс — выбор победителя по ценовым и неценовым критериям
• запрос предложений — тендер проводится без торгов
• комплексная закупка — выбор победителя по лучшей цене и другим параметрам
• конкурентный отбор по лучшей цене
• упрощённая закупка с сокращёнными сроками
• иные способы закупок

При этом есть тендеры, которые проводят только для представителей малого бизнеса (СМП).

Участники коммерческих тендеров

Участниками тендеров могут быть:

• компании
• индивидуальные предприниматели
• самозанятые (если позволяет область деятельности)

Ограничителем для участия в тендере может выступать требование о наличии разрешительных документов.

К примеру, если тендер проводится на работы или услуги, для выполнения которых требуется наличие лицензии, без которой не получится принять участие. Учитывая, что оформить лицензию могут только ИП и юрлица, самозанятые исполнители сразу отсеются: им лицензию не оформить.

Плюсы и минусы участия в коммерческих тендерах

К плюсам участия в коммерческих тендерах относятся:

• более простой выход на рынок, чем в госзакупках. Новички, не имеющие должного опыта, не смогут принять участие в госзаказе в крупных тендерах с ценой от 20 млн рублей. В закупках, в которых победителя тендера выбирают по критериям, новые компании получают минимальное количество баллов, что отдаляет их от победы
• отсутствуют общие правила для всех заказчиков с обязательным их выполнением, соответственно, участники имеют больше шансов найти закупку с лояльными требованиями к потенциальным поставщикам. В некоторых тендерах заказчики устанавливают требования к квалификации и опыту, но делают это более гибко, чем госзаказчики
• проще подать заявку на участие в закупке. В некоторых случаях можно обойтись без электронной подписи и оформления обеспечения
• меньшая ответственность для участников коммерческих тендеров, чем у поставщиков в госзакупках. В случае уклонения от сделки может пострадать только репутация, но фирму никто не внесёт в РНП
• редкое установление обеспечения заявок

К минусам участия в коммерческих тендерах относятся:

• отсутствие единых правил выбора поставщика. Так как каждый заказчик проводит торги так, как считает нужным, поставщикам сложнее сориентироваться в коммерческих торгах, чем в государственных. Действия заказчиков могут быть непредсказуемыми – если правила компании позволяют, они могут отменить тендер в последний момент или отказаться от сделки

Рекомендация: чтобы упростить участие в коммерческой закупке, обращайтесь за помощью к экспертам.

• больший риск связаться с мошенниками, меньшая степень защиты

К примеру, заказчик может пропасть после получения обеспечения заявки, и участник останется ни с чем. Участники госзакупок защищены больше, так как все заказчики проходят аккредитацию в ЕИС, и государство строго контролирует их работу.

Процедура проведения коммерческих тендеров

Для принятия участия в коммерческом тендере необходимо:

1. Найти информацию о закупке через сайт заказчика, ЭТП или используя сервис, упрощающий поиск, к примеру, Контур.Закупки.
2. Пройти аккредитацию на ЭТП или зарегистрироваться на сайте заказчика, если это необходимо для участия в торгах. Получение аккредитации в единой информационной системе (ЕИС) госзакупок автоматически откроет доступ к федеральным торговым площадкам.
3. Изучить тендерную документацию, а также уточнить:

• условия сделки
• правила участия в закупке
• день подачи заявки

Обратите внимание: на некоторых ЭТП просмотреть информацию о тендере могут только зарегистрированные пользователи. Если проводится тендер «на бумаге», заказчик может потребовать оплату за предоставление закупочной документации в бумажном виде.

4. Подготовить заявку на участие в тендере. Точный перечень документов и правила их оформления можно найти в тендерной документации заказчика.

Обратите внимание: каждая компания выставляет свои правила закупок и формы заявок. Поэтому, если ранее вы уже готовили тендерное предложение одной компании, для другой компании, вероятнее всего, его нужно будет оформить по-другому.

5. Убедиться в том, что фирма не является мошенником. Для этого нужно собрать информацию, используя:

• сайт налоговой — общие данные о каждой компании
• Единый федеральный реестр сведений о банкротстве — сведения о банкротах
• специальные сервисы по сбору данных о контрагентах, например, Контур.Фокус, значительно упростят работу по сбору данных. В данном сервисе собраны данные из всех ресурсов в единую базу

Обратите внимание: организатор закупки и заказчик — это не всегда одно лицо. К примеру, компания может проводить тендер для дочерней организации.

6. Подготовить обеспечение заявки, если заказчик установил такое требование. Обычно для обеспечения заявки участники закупок оформляют независимую гарантию или обеспечивают заявку деньгами.
7. Подать заявку на участие в коммерческом тендере:

• на закупку, которую проводят в электронном виде, заявку получится отправить через ЭТП или официальный сайт компании
• на закупку, проводимую «на бумаге», заявку подают иначе. Как правило, для этого распечатывают документы, после чего их сшивают, нумеруют и запечатывают в конверт, а после передают заявку через курьера. В некоторых закупках для этого может потребоваться доверенность на подачу тендерного предложения

8. Принять участие в торгах или переторжке, если изначально в составе заявки подавалось ценовое предложение и этот этап тендера предусмотрен заказчиком.
9. Дождаться оглашения результатов тендера — протокол разместят на ЭТП или сайте фирмы.
10. Подписать контракт с заказчиком. Не всегда сделку заключают непосредственно на ЭТП, так как не все площадки имеют этот функционал. В таких ситуациях используют системы электронного документооборота (ЭДО) — местонахождение заказчика и поставщика не имеет значения, а для подписания соглашения потребуется электронная подпись.