Изменения в законе «Об электронной подписи» и их влияние на бизнес-процессы

1 июля 2021 года вступили в силу изменения в системе выдачи электронной подписи. О том, каким именно образом эти нововведения отразятся на бизнес-процессах, рассказывает данная статья.

Новые правила аккредитации удостоверяющих центров

После вступления в силу новых требований к удостоверяющим центрам (УЦ), которые занимаются выдачей электронных подписей, число таковых центров на рынке сократится ввиду того, что многие из них не могут соответствовать ужесточённым нововведениям.

В частности, усилились требования в сфере страховой ответственности:

• сумма минимального размера собственного капитала Удостоверяющего Центра теперь должна быть не менее 1 млрд руб. Ранее допускалась сумма в размере не менее 7 млн руб.
• увеличилась сумма финансового обеспечения ответственности за убытки, которые были нанесены третьим лицам.

Целью введения новых требований для Удостоверяющих Центров стало стремление государства сократить число аккредитованных УЦ, чтобы исключить из данной сферы безответственных дельцов.

Для достижения выше названной цели государство решило не ограничиваться формальными требованиями к Удостоверяющим Центрам и приняло решение о введении так называемой процедуры оценки деловой репутации. Данный комплекс мероприятий сродни тем, что применимы в банковской сфере. Оценку проводит правительственная комиссия.

Для продолжения работы после 1 июля 2021 года каждый удостоверяющий центр в обязательном порядке должен пройти аккредитацию, проводимую согласно новым требованиям 63-ФЗ. Перечень Удостоверяющих Центров, соответствующих новым требованиям, размещён в свободном доступе на на официальном сайте Минцифры. Отметим, что в число аккредитованных УЦ входят СКБ Контур: удостоверяющий центр СКБ Контур и «Сертум-Про».

В случае, если Вы не сотрудничаете с СКБ Контур обязательно проверьте статус своего УЦ, который выдал электронную подпись.

Появление удостоверяющего центра ФНС

С 2021 года среди УЦ появился новый участник рынка – Удостоверяющий Центр Федеральной Налоговой Службы, который, по версии финансовых экспертов, уже в 2022 году займёт ключевое место данной сферы деятельности.

Планируется, что, начиная с 1 января 2022 года данный удостоверяющий центр приступит к выдаче сертификатов для руководства юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и нотариусов (См. подробнее: “Как получить бесплатную электронную подпись от ФНС“). В обязанности всех остальных аккредитованных УЦ будет входить выдача электронных подписей для физических лиц.

Целью изменений является повышение уровня доверия к процедуре выдачи сертификата.

Напомним, что начиная со второго полугодия 2021 года УЦ ФНС начнёт свою деятельность в пилотном режиме. Это делается для того, чтобы сотрудники УЦ справились с настройками взаимодействия ФНС с клиентами и операторами ЭДО, а также для максимально полноценного понимания механизма самой процедуры.

Как это повлияет на бизнес

В срок до конца 2021 года, пока действует переходный период, все без исключения руководители обязаны лично явиться в УЦ ФНС или обратится к его уполномоченным представителям (их список пока не определен).

На сайте ФНС уточняется, что все квалифицированные сертификаты, полученные в рамках пилотного режима УЦ ФНС, будут активны на протяжении 15 месяцев. Их можно использовать как для сдачи отчётности, так и для ведения хозяйственной деятельности организации, предусмотренной положениями 63-ФЗ.

КЭП от УЦ ФНС будет выдаваться в единственном экземпляре и храниться на защищенном носителе (токене), а ключ электронной подписи будет невозможно скопировать.

Это изменение повлияет на процессы, которые традиционно сложились в разных компаниях, когда один сертификат гендира используется и самим гендиром, и в бухгалтерии.

Формирование новой схемы представления полномочий

Данное изменение станет самым серьёзным и сильнее остальных отразится на различных бизнес-процессах компаний.

Напомним о том, что ранее, когда организация получала сертификат электронной подписи на представителя организации, являющееся уполномоченным лицом, — удостоверяющий центр осуществлял выдачу сертификата, содержащего сведения об организации и о владельце сертификата.

Всё это приводило к возникновению двух основных проблем. Особенно остро они ощущались владельцами крупных компаний, в которых практиковалось использование большого количества сертификатов уполномоченных лиц.

1. В случае, когда в группе компаний одно уполномоченное лицо обладает полномочиями на представление нескольких компаний, то ему необходимо получить в УЦ число сертификатов, соответствующих числу представляемых им компаний.

2. Отдельные участники электронного взаимодействия были уверены, что сертификат ЭП, содержащий в себе заведомо достоверные сведения как о юридическом, так и о физическом лице, представляющем организацию, является залогом того, что УЦ, при выдаче такового сертификата, в обязательном порядке осуществляет проверку полномочий сотрудника выступать от имени этого юридического лица, а также в том, что таковые полномочия в силе.

В реальности действительно существует обязанность УЦ по осуществлению проверки полномочий, но только суть таковых полномочий не всегда ясна. Сертификат не делегирует конкретные обязанности на конкретного сотрудника, равно как нельзя с помощью сертификата определить законность и пролонгацию полномочий того или иного сотрудника фирмы.

Согласно новым правилам, представление полномочий будет отвязано от сертификата. Теперь будут выпускаться сертификаты для уполномоченных лиц как для физических лиц. Таким образом, вся процедура будет выглядеть так — сотрудник лично посещает УЦ и получает ЭП, как рядовое физическое лицо, а не как бухгалтер или экономист той или иной организации.

Как это повлияет на бизнес

Начиная с 1 января 2022 года уполномоченные лица организации в документообороте должны начать применять сертификаты физических лиц, при этом привязка того или иного физлица к тому или иному юрлицу будет происходить посредством электронной доверенности.

Обновлённый механизм взаимодействия и распространения электронной доверенности предоставит участникам сделки возможности по осуществлению проверок на предмет действия доверенности.

Таким образом, у бизнеса появится возможность получить сертификат юрлица, не содержащий сведения о физлице и руководителе, его представляющем. Это нужно для того, чтобы установить такой сертификат в информационной системе, которая будет автоматически подписывать направляемые в нее документы.

Читайте также Как отчитываться с новыми подписями в Контур.Экстерне

Напомним, до 1 января 2022 года действуют два сценария:

• Вы работаете как раньше.
• Вы начинаете действовать по новым правилам: обращаетесь за получением сертификата на директора компании в УЦ ФНС, а на физлицо — в переаккредитованный по новым требованиям коммерческий УЦ.

У вас есть право самостоятельно выбрать сценарий до конца текущего года. Обязательство для всех организаций действовать по новым правилам вступает в силу с 1 января 2022 года.