Какие действия предпринять, чтобы не потерять интерес к торгам, — вопрос, имеющий большую актуальность. Ниже проанализированы наиболее частые причины отклонения заявок. Также рассмотрим рекомендации, позволяющие этих ошибок не допустить.

Изучение документов

Важно тщательно изучить закупочную документацию

Данный совет, на первый взгляд, прост, однако проблемы у начинающих часто связаны с тем, что они не читают полностью документы: не обращают внимание на требуемые характеристики товаров, перечень необходимых работ и др. Порой расчёт цены помогает выяснить, что точно включает стоимость работ.

Пример. В закупке на уборку придомовой территории компания-победитель не учла, что работы требуется выполнять в течение трёх месяцев, а не одного. Проект контракта и извещение точную информацию не содержали. Однако из коммерческих предложений, на основе которых было подготовлено обоснование цены, следовало, что предполагаемые поставщики рассчитывают стоимость трёх месяцев работ. В данном случае заказчик не прав, но можно было предупредить возникновение проблем при исполнении контракта, если изучить закупочную документацию и направить запрос на разъяснение.

Читайте также: С чего начать участие в коммерческих тендерах?

Не забывайте предоставлять необходимые документы: копию паспорта, лицензии

Часто поставщики забывают направить скан-копию паспорта уполномоченного лица. Порой это случается по причине того, что копию паспорта загружают в ходе регистрации поставщика в ЕИС. Однако законодательно установлена необходимость наличия паспортных данных лица, имеющего право действовать от лица компании, во 2-й части заявки. При этом не определено, в каком виде, поэтому отдельные заказчики не допускают к участию заявки без копии паспорта.

Совет: всегда прикладывайте скан-копии паспорта уполномоченного лица.

Проверяйте актуальность информации и сроки действия документов

1. Важно заблаговременно подготовить оригиналы документов, необходимых чтобы участвовать в закупке. Пример: выписка из ЕГРЮЛ предоставляется в электронном виде на портале налоговой службы. Периодически на нём возникают сбои, ведущие к недоступности отдельных сервисов. В такой ситуации велика вероятность не подать заявку вовремя.
2. Необходимо обновлять сведения о своей организации в ЕГРЮЛ. В случае изменений в документах компании требуется в короткие сроки регистрируйте их и лишь после этого подавать документы на участие в закупке.
3. Важно контролировать актуальность документов, удостоверяющих полномочия лиц, которые подписывают заявку. Встречаются ситуации, когда протокол собрания, избравшего директора, содержит срок в 3 года. При этом на момент подачи заявки данный срок уже истёк, а значит, полномочия директора не подтверждены.
4. Следует проверять сроки действия лицензий. Когда данный срок близок к окончанию, необходимо приложить письмо, подтверждающее подачу документов на получение новой лицензии.
5. При участии в закупках по постановлениям № 616 и 617 с нацрежимом поставщики прикладывают подтверждение того, что их организация состоит в Реестре промышленной продукции. Срок нахождения продукции в Реестре составляет один год. Если это время истекло, следует направить новое заявление.

Читайте также: Реестр российской промышленной продукции: как попасть туда поставщику

Отслеживайте изменения в извещении

В ходе аукциона и конкурса заказчик имеет право на внесение изменений в документацию. Однако из ЕИС уведомления об этих изменениях не поступают. Организации нужно самостоятельно следить за корректировками, при этом нужно оперативно реагировать исправлять поданную заявку под новые требования, предварительно отозвав ранее поданную.

Соблюдайте рекомендации заказчика по оформлению

Согласно 44-ФЗ заказчик не вправе вводить строгие требования к оформлению заявки. Однако ему можно прописывать рекомендации по её заполнению.

В рамках закупок по 223-ФЗ заказчики могут признать оформленными с нарушением заявки, подготовленные не в соответствии с требованиями.

В работе учитывайте общие правила подготовки документации:

1. Сканы всех документов должны быть хорошего качества и легко читаться.
2. В одном файле направляйте только один документ.
3. Наиболее подходящий формат для работы *PDF.
4. Не следует создавать документы слишком большого объёма, потому что отдельные ЭТП вводят ограничения по размеру файлов.
5. При наличии описи электронных документов проверяйте соответствие ей нумерации файлов.

Сроки

Невозможно перенести подписание контракта и подачу заявки

Участвуя в госзакупках важно помнить: они отличаются от коммерческих закупок, так как там все сроки определены на законодательном уровне, а многие процедуры осуществляются электронном виде. Например, ЭТП автоматически устанавливает сроки окончания приёма заявок. А заказчик не имеет возможности даже немного перенести срок подписания контракта.

Рассмотрим случаи, когда несоблюдение сроков ведёт к печальным последствиям

1. Поставщики замечают лишь дату окончания подачи заявок, но не время.

Окончание подачи заявок не всегда совпадает с окончанием суток. Электронная площадка ведёт расчёт необходимого количества суток с момента опубликования закупки. Если это произошло в 15.00,то послать заявку в 15.05 невозможно.

2. К моменту подачи заявки недостаточно средств для обеспечения заявки.

Когда электронная площадка заканчивает приём заявок, происходит автоматическая блокировка обеспечения заявки на спецсчёте в банке (см. подробнее Что такое обеспечение заявки и контракта?). Оно составляет до 5 % начальной цены контракта. Начинающие поставщики могут не учесть, что финансовые организации взимают комиссию за данную процедуру. В случае, если недостаёт даже 5 рублей, ЭТП не примет заявку. А вновь подать её будет невозможно по причине окончания срока.

3. На момент подписания контракта сумма обеспечения была неправильной.

Обычно ошибка случается по причине антидемпинговых мер. Когда ходе аукциона цена снижается на 25% и больше, участник обязан предоставить обеспечение контракта большее, чем определено заказчиком, на 50%. Исключение в данном случае только для субъектов малого бизнеса.

Заказчик не вправе принять для обеспечения контракта предыдущую сумму. Он обязан направить информацию в ФАС, которая будет принимать решение: является организация уклоняющейся или нет. Вероятно, в РНП фирму не внесут, потому что уже перечисленная сумма или имеющаяся банковская гарантия подтверждают намерение организации заключить контракт.

Передвинуть сроки контракта получается только иногда

При коммерческих закупках все изменения вносятся путём подписания допсоглашения. При госзакупках внесение необоснованных изменений грозит штрафом:

• 20 тыс. руб. для сотрудника
• 200 тыс. руб. для организации

Избежать наказания за перенос сроков при госзакупках можно в следующих случаях:

1. При строительных работах, когда выполнение в срок невозможно по не зависящим от сторон обстоятельствам. Однако если срок сдвигается из-за исполнителя, то перенос возможен только с выплатой неустойки.
2. Можно изменить цену и сроки по соглашению сторон, если выполнению помешала пандемия.
3. На основании решения суда, в зависимости от обстоятельств. Допустим, если осуществлению работ помешали погодные условия, то их выполнение можно перенести.

Обеспечение прав

Пользуйтесь правом подавать запрос на разъяснения

Необоснованные или жёсткие требования не всегда объясняются намерением заказчика сузить рамки поставщиков. Иногда это связано с невнимательностью или отсутствием знаний в сфере закупки.

При участии в госзакупках каждый зарегистрировавшийся в ЕИС может выяснить у заказчика подробности о закупке. В рамках одной процедуры возможно направление не более трёх запросов через ЭТП. Направлять их следует не позднее чем за 3 дня до окончания срока приёма заявок.

Заказчик размещает ответ на ЭТП в течение двух дней без указания фамилии направившего запрос. Данная информация будет доступна всем участникам, у которых тоже могут появится аналогичные вопросы.

В случае внесения изменений в документы продлевается время подачи заявок. Это необходимо, чтобы было время на подготовку — 7 или 15 дней, что обусловлено начальной ценой контракта.

Применяйте при работе на ЭТП Независимый регистратор

Особенности установки содержатся в ЕИС. Независимый регистратор в ходе закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ осуществляет запись отображающихся на мониторе действий на всех федеральных торговых площадках:

• вход пользователя в личный кабинет
• подача ценового предложения
• возникновение сбоев на площадках

Если захотите направить жалобу в ФАС, то помните, что доказательством служат только записи регистратора. Поэтому в работе на площадках он необходим.

Читайте также: Информационная система «Независимый регистратор»

Тщательно продумывайте участие в рассмотрении дел ФАС

Подготовьте подтверждения недобросовестных действий заказчика. В качестве доказательств сохраняйте электронные письма и подтверждения официальных документов. Всё это может понадобиться при рассмотрении дела антимонопольной службой.

Ознакомьтесь с практикой рассмотрения подобных дел в территориальном органе. Это можно сделать на сайте br.fas.gov.ru.

Следует направить в УФАС разъяснение своих действий, подкрепив их правильность решениями в вашу пользу и обратиться с просьбой не вносить в РНП.

Важно знать, что в заседаниях ФАС можно принимать дистанционное участие. Исключение составляют закупки, сведения о которых содержат гостайну.

Обращаться в суд, только если это связано с деньгами

Защищая собственные права, следует помнить, что жалобы не всегда помогают. Можно направить иск даже в высший судебный орган, но получить только моральную компенсацию.

Национальный режим

Это порядок, согласно которому продукция, произведённая в России странах ЕАЭС обладает преимуществами перед зарубежной.

Поставки отдельных иностранных товаров невозможны в случае наличия российских аналогов. На отдельные распространяются ограничения или особые условия допуска.

Внимательно изучите постановление, регламентирующее закупки ваших товаров, если они есть в перечне исключений

Особенности использования нацрежима отличаются для отдельных товаров. Иногда требуется, чтобы товар из списка был включён в реестре, размещённый на сайте Минпромторга. Если вы являетесь производителем, то вам необходимо в него войти перед тем, как подавать заявку (см. подробнее Реестр российской промышленной продукции: как попасть туда поставщику).

Необходимо знать перечень документов, подтверждающих ваш товар. Это может быть разовый или годовой сертификат СТ-1, выдаваемый в ТПП.

Если хотите составить конкуренцию зарубежным товарам, то выясните, на каких условиях можете одержать победу.

Обязательно вносите в заявку сведения о стране происхождения

Это правило обязательно для всех до конца 2020 года.

Подготовьте документы для приёмки

При подаче заявки важно было просто заявить об отечественном происхождении товара. В ходе приёмки необходимо предоставить подтверждающий документ.

Условия контракта: на что стоит обратить внимание

Нередко поставщики принимают решение об участии без предварительного изучения проекта контракта. Подобная неосмотрительность может повлечь включение в Реестр недобросовестных поставщиков, наложение штрафов и другие неприятные последствия (см. подробнее Как действовать, чтобы не оказаться в реестре недобросовестных поставщиков).

Изучать проект контракта необходимо перед участием в закупке. При этом не важно, какое у вас образование, необходимо только знать тонкости, из-за которых могут возникнуть неприятности.

Предмет контракта и технические требования

Важно знать, что в госзакупках нельзя заменять товар (исключение: товар с улучшенными характеристиками) или настаивать на увеличении оплаты госконтракта. Возможные риски и масштабы работ следует соизмерять заранее.

Пример. Заказчиком и исполнителем был подписан госконтракт. В смету были внесены затраты на доставку отделочных материалов. По окончании выполнения работ поставщик отметил, что заказчиком не было учтено реальное расстояние до ремонтируемого здания. В смете указали затраты по перевозке материалов на расстояние до 40 км включительно, в реальности оно было больше.

Поставщик подготовил собственные расчёты средств, затраченных на доставку материалов, и направил заказчику требование возместить дополнительные расходы.

Но поставщик был в курсе порядка формирования цены контракта до его подписания и согласился с ним. Когда прошла приёмка, заказчик в полном объёме оплатил работы, исходя из расценок контракта. Изменения стоимости исполнитель просить не вправе. Данную позицию подтвердил Верховный суд.

Важно: когда подписываете контракт, вы соглашаетесь на все содержащиеся в нём условия.

Срок исполнения обязательств

В некоторых закупках следует учитывать нестандартные действия, которые могут отнять дополнительное время. Например, при выполнении работ на режимных объектах срок увеличится по причине согласования прохода на территорию.

Периодически заказчики устанавливают сроки, не соответствующие реальности. В практической деятельности отдела сопровождения в Контуре было такое условие: «По окончании работ в течение одного рабочего дня необходимо убрать строительный мусор и вывезти оборудование, применявшееся в ходе работ».

Реально оценивая ситуацию, было понятно, что сделать это возможно где-то в течение нескольких дней.

Непонятно, что скрывалось за этим: незнание специфики закупки или желание ограничить число участников. Правильным в подобной ситуации будет направление запроса разъяснений, и даже жалоба в ФАС.

Читайте также: Новый порядок подачи жалоб по 44-ФЗ

Порядок оплаты

Реально взвесьте собственные финансовые возможности, реальность внесения необходимой суммы для обеспечения контракта. Помните, что необходимо нести расходы на закупку ТРУ, при этом перечисление произойдёт спустя 30 дней после подписания закрывающих документов (через 15 дней — для субъектов МСП).

Читайте также: Участие малого бизнеса в закупках

Изучите, из чего составляется цена товара. Обычно в неё входят:

• налоги и сборы (имеется ли пункт «не выделять НДС», если участник находится на УСН)
• тара и упаковка, а также маркировка
• страховка, доставка, погрузочные и разгрузочные работы, запуск

Пример. Поставщик победил в закупке на поставку канцелярских товаров. В ходе поставки оказалось, что имеется требование о наличии отдельной упаковки для каждого товара, потому что данные предметы планировалось вручать в качестве подарков. Если бы победитель учёл это условие, то цена контракта стала бы выше на 15%.

Гарантия

Важный момент — сроки исполнения обязательств по гарантии со стороны исполнителя при выходе оборудования из строя.

Допустим, может содержаться условие о замене неисправного элемента в срок три рабочих дня. При этом вам известно, что предприятие-изготовитель подобную деталь стандартно высылает в течение десяти дней.

Встречаются различия в гарантийном сроке, содержащемся в техзадании и проекте контракта. Тогда необходимо направить запрос на разъяснения либо внести в заявку срок, который вам больше подходит.

Документы, необходимые при доставке

Заказчик не имеет права вносить в заявку документацию, поставляемую по закону вместе с товаром. Для удачного прохождения приёмки необходимо подготовить:

• инструкции по эксплуатации
• сертификаты соответствия
• декларации

Вывод

Нормативная база, регламентирующая закупки, очень строгая: нельзя изменять цену и сроки контракта, поставлять «аналогичный» указанному в заявке товар. Необходимо оценить перед подачей заявки целесообразность участия, взвесить риски и внимательно изучить условия из техзадания. Важно тщательно подготовить заявку. Не избегайте подачи запроса на разъяснения, ведь именно заказчик знает, какая продукция ему необходима.

Самое главное — знайте, подписание контракта означает согласие с его условиями.