Государственные закупки постепенно переходят в онлайн-режим. С 1 октября 2023 года участники формируют в цифровом виде извещение, заявку и контракт.

Мы собрали все нововведения и подробно разобрали наиболее сложный этап для поставщиков — процесс подачи структурированной заявки.

Формирование структурированного извещения

Извещение о тендере заказчики формируют в ЕИС. В силу п. 7 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2017 года № 145, п. 1 ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ в нём указываются функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики объекта закупки. Поля, доступные заказчику при формировании извещения:

• наименование объекта закупки
• вид — в форме выпадающего списка со значениями «качественная» и «количественная»
• значение — описываются качественные параметры технического задания
• единица измерения, диапазон или конкретное значение — указываются количественные параметры

2 способа, которыми заказчик указывает характеристики по п. 1 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ:

• если позиции присутствуют в классификаторе товаров работ и услуг (КТРУ), система автоматически «подтягивает» параметры из каталога. Дополнительные характеристики к КТРУ также загружаются автоматически, однако необходимо прикрепить обоснование к ним в виде файла к извещению вместе с другими обязательными документами
• если позиции отсутствуют в КТРУ, заказчик вручную заполняет соответствующие поля в ЕИС

Все остальные характеристики, такие как место и сроки поставки ТРУ, обеспечения и гарантии, заказчик указывает прежним способом – в документе с подробным описанием объекта закупки. Этот документ формируется без ЕИС и прикрепляется в виде файла.

Таким образом, извещение о закупке сейчас состоит из 2 частей (письмо Минфина от 18 декабря 2023 года № 24-01-10/122331):

• структурированное описание
• дополнительные файлы

Важно, чтобы между описанием в структурированной форме и приложенным файлом не было противоречий (ч. 3 ст. 7 Закона № 44-ФЗ). Любые разночтения могут стать основанием для подачи жалобы в ФАС.

Заказчик обязан предоставлять описание товара в структурированной форме. В закупках работ или услуг без поставки товара указывать цифровые характеристики необязательно.

При закупке товаров, которые поставляются в рамках выполнения работ или оказания услуг, заказчик действует по общему правилу: указывает информацию как о закупаемой работе или услуге, так и о товаре (письмо Минфина от 18 декабря 2023 года № 24-01-10/122331).

В электронных магазинах в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ техническое задание остаётся неизменным — структурированное описание осуществляется только в ЕИС.

В строительных тендерах описание объекта закупки включает типовую проектную документацию и смету (п. 8 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ). Поскольку в структурированной форме заказчик обязан указывать требования, определённые в п. 1 ч.1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ, для строительных тендеров он не формирует структурированное описание.

Помимо описания объекта закупки, заказчик также включает в извещение требования к содержанию и составу заявки, а также предоставляет инструкцию по её заполнению. Описание объекта закупки из структурированного извещения автоматически переносится в структурированную заявку, а та затем — в цифровой контракт.

Составление и подача структурированной заявки

Следующим этапом цифровизации является составление и подача заявки.

Поставщик формирует заявку на торговой площадке: в специальных полях указывает характеристики предлагаемого товара, товарный знак и страну происхождения.

Давайте более подробно разберём этот процесс.

Обязательные требования и принципы заполнения

При подаче заявки на ЭТП участнику нужно выполнить следующие шаги:

1. Указать функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики товара в соответствии с требованиями п. 1 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Эти характеристики поставщик вводит в соответствующие поля на основе значений структурированного извещения. Большинство федеральных площадок уже адаптированы к нововведениям и не позволят выходить за рамки требований заказчика.
2. Прописать товарный знак (при его наличии) в отдельном поле.
3. Выбрать из списка страну происхождения товара.
4. Подписать заявку с использованием электронной подписи и подать её.

Участник закупки обязан заполнить характеристики товара в структурированной форме. В противном случае заявку отклонят (п. 1 ч. 12 ст. 48 Закона № 44-ФЗ). Важно, чтобы заявка соответствовала требованиям заказчика, в том числе инструкции по заполнению. Несоответствие также является основанием для отклонения заявки.

В закупках работ и услуг не требуется указывать их характеристики в заявке. Подача заявки сама по себе означает, что участник соглашается с условиями извещения (письмо Минфина от 18 декабря 2023 года № 24-01-10/122331).

В закупках лекарств и медицинских изделий остаточный срок годности является важным параметром, однако он не является характеристикой товара по п. 1 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Минфин разъяснил, что в таких тендерах поставщику не требуется указывать показатель остаточного срока годности. Подача заявки в таком случае также означает согласие участника поставить препарат на условиях, установленных в извещении о закупке (письмо Минфина от 18 декабря 2023 года № 24-01-10/122331).

Рекомендации: на что обратить внимание при заполнении

При внесении характеристик товара необходимо внимательно вносить все значения. Подача заявки подразумевает согласие поставщика работать на условиях, установленных в извещении (ч. 5 ст. 43 Закона № 44-ФЗ). Неправильно заполненные сведения из заявки в неизменном виде будут автоматически перенесены в структурированный контракт, что может привести к проблемам при его исполнении.

В инструкции заказчики разъясняют, как заполнить характеристику в каждой строке заявки, поэтому следует руководствоваться этими указаниями. Если в инструкции что-то неясно, рекомендуем обратиться к заказчику с запросом на разъяснение.

После подачи заявки нужно внимательно проверить характеристики товара. Иногда возникают ситуации, когда часть указанных поставщиком показателей не отображается на стороне заказчика. В таких случаях рекомендуем отозвать заявку и подать её заново.

Процесс подачи заявки в структурированной форме

На всех федеральных ЭТП доступна возможность подачи заявки в структурированной форме, отличие заключается лишь в интерфейсе площадки.

Рассмотрим процесс формирования заявки на закупку товара на РТС-тендере:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в карточку найденной закупки, кликнув по номеру извещения.
2. Нажмите на кнопку «Подать заявку», после чего откроется черновик формы.
3. Проверьте сведения, которые изменить нельзя:

• в столбце «Тип объекта» указываются товар, работа или услуга
• в столбце «Наименование и код» указываются наименование объекта закупки и его код по каталогу из извещения. Если наименование отличается от ОКПД2 или КТРУ, платформа выделит серым цветом название по каталогу
• в столбце «Количество» указываются количество и единица измерения объекта закупки

Платформа покажет значение в числовом формате или предупредит о невозможности указать количество товара при наличии такого признака в извещении.

1. В столбце «Страна происхождения» выберите одну или несколько стран. При закупке программного обеспечения с нацрежимом появится дополнительное поле «ПО» с выпадающим списком «Выберите страну происхождения ПО». Отметьте соответствующую страну.
2. При необходимости введите товарный знак в соответствующий столбец. Если заказчик требует товарный знак и не разрешает поставку аналогов, информация о марке автоматически «подтянется» из извещения.

Если допускается поставка эквивалента, площадка даст скорректировать товарный знак.

3. Заполните характеристики товара в соответствующем разделе. Некоторые из них автоматически загрузятся из извещения. Платформа выдаст подсказки, как заполнить поля.
4. При необходимости прикрепите дополнительные файлы, касающиеся товара.

Заполните также другие разделы заявки, такие как информация об участнике закупки. Обязательно укажите корректные банковские реквизиты, выберите вид обеспечения заявки и приложите необходимые подтверждающие документы.

5. Нажмите на кнопку «Подписать и отправить» и подтвердите это действие с помощью ЭП. В личном кабинете в разделе «Мои заявки» у вашей заявки появится статус «Отправлена оператору».

Формирование цифрового контракта

Этапы

Финальным этапом цифровизации госзакупок является создание цифрового (структурированного) контракта. Этот электронный документ формируется заказчиком в ЕИС. Проект цифрового контракта включает сведения из структурированного извещения заказчика и заявки поставщика.

После выбора победителя заказчик формирует проект контракта в структурированном виде с помощью ЕИС. Система автоматически «подтянет» необходимые сведения и на 95% самостоятельно сформирует будущий контракт.

Сформированный проект контракта заказчик направляет на подписание поставщику. Победитель тендера знакомится с проектом и ставит свою подпись на ЭТП. После этого документ подписывается в системе заказчиком.

После заключения сделки сведения о контракте по одному клику заказчика направляются в Реестр контрактов и размещаются там в течение 3 рабочих дней. После этого поставщик может начать выполнение контракта.

Требования и принципы заполнения

На данный момент заказчики могут заключать контракты как в структурированном виде, так и в бумажной форме. Однако уже с 1 апреля 2024 года использование цифрового контракта станет обязательным во всех конкурентных закупках.

Казначейство России отмечает, что их целью не является полная цифровизация всех пунктов контракта. Поэтому сведения, которые не входят в структурированную форму, заказчики должны прикреплять к контракту в виде отдельного файла.

Преимущества и недостатки цифрового контракта

Преимущество цифрового контракта заключается в том, что все существенные параметры сделки из извещения и заявки автоматически переносятся в цифровой контракт. Заказчику нужно только проверить условия и направить контракт на подпись поставщику. Автоматическое заполнение информации помогает избежать ошибок и ускоряет процесс заключения контракта.

Одним из недостатков цифрового контракта является невозможность внесения правок. Например, если поставщик ошибочно указал неправильную характеристику в цифровой заявке, но в пределах допустимого диапазона, то после окончания срока подачи заявок исправить ошибку будет невозможно. Также нельзя подписать дополнительное соглашение для корректировки ошибочных характеристик, поскольку в ст. 95 Закона № 44-ФЗ такие основания не предусмотрены.