Закон 44-ФЗ требует от заказчика применять финансовые санкции к поставщикам-нарушителям. За просрочку исполнения обязательств начисляются пени, а за прочие нарушения — штраф. Но что делать, если неустойка начислена, а поставщик ее так и не уплатил? Ведь этот процесс может растянуться на годы. В итоге рискует снова заказчик — контролирующие органы будут проверять, как он начислил неустойку и что сделал для ее взыскания.

Однако теперь есть постановление от 04.07.2018 № 783, которое разрешило частично простить долги исполнителям госконтрактов.

Что и кому можно списать

Под неустойкой понимается общая сумма финансовых санкций. Это может быть штраф, пени либо то и другое вместе.

Простить заказчик вправе только те долги поставщика, которые последний признал. Если исполнитель госконтракта задолженность не признает, то списана она быть не может. Списанию подлежат долги, образовавшиеся за 2015-2016 годы по полностью исполненным контрактам. Если поставщик не исполнил свои обязательства в полном объеме, задолженность списанию не подлежит.

Списываются не все долги, а лишь в определенном размере. В каком именно — об этом чуть ниже.

Проводим сверку с контрагентами

Первым делом нужно подготовить документы о состоянии расчетов с поставщиком. Проведите сверку с теми исполнителями, которые задолжали вам штрафы и/или пени. Задолженность может быть подтверждена актом сверки, письмом от поставщика или каким-либо иным документом.

Если неустойка уже частично погашена, то придется подтвердить зачисление выплаченных сумм. Для этого нужно обратиться к администратору доходов бюджета.

Бюджетные и автономные учреждения, а также унитарные предприятия, которым поставщики задолжали по контрактам, связанным с вложениями в объекты госсобственности, должны обратиться в банк за подтверждением зачисления неустойки на свои счета.

В целом идея в том, чтобы подготовить как можно больше документов, свидетельствующих о неустойке и ее частичном погашении.

Создаем комиссию

Придется создать специальную комиссию — по поступлению и выбытию активов. Именно она должна принять решение о списании неустойки.

Формирование такой комиссии ничем не регламентируется, поэтому тут заказчик может действовать самостоятельно. Но в любом случае нужно будет создать приказ. В нем должны быть указаны должности всех членов комиссии, а также ее обязанности. Примерная форма ниже:

№ 23/6

Приказ

о создании постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов

16 сентября 2018 г. Москва

На основании пункта 34 Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 1 декабря 2010 года № 157н,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую комиссию по поступлению и выбытию активов в следующем составе:
   1. Председатель комиссии — директор Иванов И. И.
   2. Главный бухгалтер Смирнова Т. Н.
   3. Главный экономист Некрасов М. С.
2. Возложить на комиссию следующие обязанности:
   1. Осмотр объектов нефинансовых активов в целях принятия к бухучету.
   2. Определение текущей оценочной стоимости нефинансовых активов.
   3. Осмотр объектов нефинансовых активов, подлежащих списанию.
   4. Принятие решения о целесообразности дальнейшего использования объектов нефинансовых активов, о возможности и эффективности их восстановления.
   5. Определение возможности использования отдельных узлов, деталей, материальных запасов ликвидируемых объектов.
   6. Определение причин списания (авария, обстоятельства непреодолимой силы, физический или моральный износ).
   7. Выявление виновных лиц, если объект ликвидируется до истечения срока службы по чьей-либо вине.
   8. Подготовка акта о списании объекта и документов для согласования с вышестоящими организациями.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор                                                                                                            И. И. Иванов

Определяемся с долгами к списанию

В постановлении № 783 сказано, что списать долги можно в двух случаях:

1. Если общая сумма начисленной и невыплаченной неустойки составляет не более 5% от цены контракта. В этом случае неустойка списывается полностью.
2. Если общая сумма неустойки составляет 5-20% от цены контракта. В этом случае списывается 50% неустойки, но при том условии, что до 1 января 2017 года поставщик уплатил остальные 50%.

Поясним на примере. Заказчик и поставщик заключили контракт стоимостью 2 млн рублей. За нарушение срока поставки заказчик начислил поставщику пени в размере 90 тыс. рублей. Это меньше чем 5% от стоимости контракта, соответственно, списанию подлежит вся неустойка.

По другому контракту, стоимость которого также 2 млн рублей, пени составляют 360 тыс. рублей. Поставщик оплатил половину этой суммы до начала 2017 года. Таким образом, остальные 50% этой неустойки заказчик должен списать.

Оформляем решение

В течение 10 дней после сверки расчетов с поставщиками нужно принять решение о списании неустойки. Создается распорядительный документ, в котором в обязательном порядке должны присутствовать:

• сведения о поставщике;
• данные из реестра контрактов о начисленной и невыплаченной сумме неустойки.
• реквизиты первичных документов;
• дата, когда принято решение списать неустойку.

В постановлении сказано, что распорядительный документ должен содержать подписи всех членов комиссии. Решение или приказ в данном случае не подойдет, поскольку они подписываются единолично. Логично сначала составить протокол, который подпишут все члены комиссии. Затем на основании этого протокола руководитель издаст приказ.

Списываем неустойку

Неустойка списывается в пятидневный срок после того, как принято такое решение. В общем, списание неустойки — это вопрос бухгалтера. Составляются проводки, и в результате долг за исполнителем госконтракта больше не числится.

Далее нужно направить поставщику уведомление о том, что неустойка списана. Уведомляют поставщиков администраторы доходов бюджета. Заказчики, которые таковыми не являются, должны уведомить администратора.

Поставщик уведомляется в течение 20 дней с даты принятия решения о списании. Уведомление составляется по форме из приложения к постановлению № 738.

Уведомление можно направить почтой. Его копию вместе с квитанцией о почтовом отправлении нужно хранить вместе с документами о закупке.