Каждый тендер – отдельный проект со своими задачами, планами и финансовыми результатами. Так как поставщики довольно часто ошибаются в управленческом учёте по своим проектам, разберём, как не наступить на «финансовые грабли».

Распространённые ошибки при управлении финансами

Получить прибыль – основная цель любого бизнеса. Управление финансами похоже на управление автомобилем: подобно тому, как водитель, увидев загоревшуюся лампочку, понимает, что требуется заменить масло или заправиться, управленец должен чётко понимать, как реагировать на все показания «приборов».

В некоторых аспектах управления финансами организации допускают одинаковые ошибки вне зависимости от сферы тендерной деятельности. Рассмотрим основные ошибки.

Учёт операционных расходов

В расходной части действующей компании всегда присутствуют операционные расходы, объём которых не зависит от количества оформленных проектов, тендеров. К операционным расходам относятся:

• налоги
• аренда помещений
• коммунальные услуги
• заработная плата сотрудникам
• банковское обслуживание и т.д.

Иногда операционные расходы включают в расходы проекта, но это усложняет понимание его прибыльности, поэтому их лучше вывести в отдельный проект либо статью. Такой подход позволит организации рассчитать, сколько потребуется денег, чтобы предотвратить кассовые разрывы и обеспечить наличие средств на все обязательные платежи.

Периодический анализ операционных затрат поможет оптимизировать их.

Пример: на начальном этапе развития бизнеса подойдёт один пакет банковских услуг, а когда компания наберёт обороты – другой. Поэтому своевременная смена тарифа позволит сэкономить деньги.

Учёт кредиторской и дебиторской задолженности

Планируя новые проекты, поставщики могут не учесть как свои обязательства, так и обязательства контрагентов. Обычно кредиторско-дебиторскую задолженность анализируют за конкретные периоды: за квартал, полугодие и год. Рекомендуем вести учёт долгов и обязательств еженедельно, чтобы более точно просчитать, нужно ли участвовать в новых тендерах.

Пример: строительная организация начала еженедельно анализировать задолженности и составила график платежей контрагентам. Первоначально выявили наиболее крупных должников и договорились с ними об оплате. Это постепенно сократило дебиторскую задолженность. Аналогичный подход применили к кредиторской задолженности. В итоге при планировании нового тендера руководству было проще оценить заработок компании, срок получения денег, сумму, которую нужно будет оплатить контрагентам, хватит ли оборотных средств для начала работы.

План-факт по проектам

Чтобы получить фактическую прибыль, недостаточно понимать желаемую рентабельность. Нужно вести план-факт по проектам.

Изучение текущих проектов и анализ план-факта за конкретный период позволит:

• определить текущие объёмы затрат
• выявить закономерности по затратам и скорректировать план
• запланировать конкретные платежи по статьям расходов.

Можно проанализировать весь состав затрат фирмы, сколько средств уходит на каждую из них ежемесячно, но при этом, например, не учесть валютные риски или возможное повышение цен на комплектующие.

Если деятельность вашей организации зависит от других поставщиков, нужно выяснить уровень возможного повышения цен.

В идеале стоит перейти на еженедельное точечное планирование: анализировать, какую сумму средств еженедельно должна иметь организация, чтобы избежать кассового разрыва.

Особенности ведения финансового контроля

Финансовый контроль — постоянный и регулярный процесс. Особенно при работе с тендерами.

Три основных отчёта для эффективного управления финансами:

• отчёт о движении денежных средств
• отчёт о прибылях и убытках
• платёжный календарь

Рассмотрим подробнее каждый из них.

Отчёт о движении денежных средств (ДДС)

ДДС – отчёт в табличной форме, составленный на основе выписки из банка по дате совершённого в банке платежа. Он отображает дату, сумму и назначение потраченных денежных средств, а также отправителя денежных средств в конкретный период времени.

По ДДС невозможно оценить реальный заработок компании, так как он не учитывает будущих поступлений и запланированных расходов.

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ)

ОПиУ учитывает все обязательства организации и отображает её фактическую прибыль. Учитывая, что работа с тендерами тесно связана с будущими отложенными платежами, важно понимать, какие финансовые результаты получала компания ежемесячно.

Отчёт строится на основании закрывающих документов, актов, накладных по датам возникновения обязательств.

Пример: фирма отгрузила ламинат, но оплату за него получит только через месяц. Дата отгрузки равна дате возникновения долга покупателя перед фирмой.

Чтобы учесть какой-либо доход или расход, нужно подписать подтверждающие операцию документы. Дата банковского платежа не всегда совпадает с датой закрывающих документов.

Чтобы лучше понимать ОПиУ, рассмотрим ещё один пример, касающийся заработной платы. По законодательству работодатель обязан выплатить работникам зарплату до 10 числа ежемесячно. Если сейчас апрель, заработная плата выдана 10 апреля, то с точки зрения непосредственного движения денег это расход апреля. Однако с точки зрения деятельности компании и ОПиУ данный расход относится к марту, так как в апреле выдают зарплату за март.

Платёжный календарь

Чтобы видеть запланированное количество денег компании по приходу и расходу, рекомендуем составлять соответствующие графики и таблицы. Так можно будет быстрее реагировать и не допускать кассовые разрывы, даже если нет выручки. Для этого можно попросить у контрагентов рассрочку платежа, обсудить с заказчиками поступление оплаты, запросить у клиентов документы заранее.

Выделим обязательные действия при управлении финансами в тендерной сфере:

1. Распределять и контролировать затраты по всем проектам, так как один тендер может оказать большое влияние на другой.
2. Вести учёт обязательств перед контрагентами по предыдущим проектам при планировании затрат, чтобы избежать кассовые разрывы.
3. Анализировать отчёты ДДС и ОПиУ, чтобы понимать реальную прибыль компании.
4. Вести план-факт по расходам проектов, чтобы быстро реагировать на форс-мажоры, сделать их более предсказуемыми и понятными.